Wie (digitale) PDF-Workflows in der Praxis typischerweise aufgebaut sind

Über das Acrobat-Plug-in Catalog besteht die Möglichkeit, Indizes zu erstellen, mit denen sich ganze Dokumentsätze von PDF-Dokumenten, die sich zudem in unterschiedlichen Verzeichnissen befinden, durchsuchen lassen. Die Suche in indizierten Dokumenten ist erheblich schneller als die herkömmliche Textsuche in mehreren Verzeichnissen, die Acrobat über die erweiterten Suchfunktionen bietet, da hierbei nicht die einzelnen Dokumente, sondern der Index selbst durchsucht wird. Bei einem Index handelt es sich um eine durchsuchbare Datenbank, die den gesamten Text eines Dokuments oder einer Gruppe von Dokumenten enthält.

Das heutzutage zweifellos meistverwendete Format für elektronische Dokumente ist das Portable Document Format von Adobe. Seit Anfang Juli 2009 ist das PDF eine internationale Norm. Die Spezifi kation PDF 1.7 wurde als ISO 32000-1 veröffentlicht. Bisher waren bereits der PDF-Archivstandard PDF/A (ISO 19005-1) sowie PDF/X für den Datenaustausch im Prepress-Bereich (ISO 15929 und 15930) als ISO-Normen erschienen. Das PDF-Format hat sich zum meistgenutzten Dateiformat für den Dokumentenaustausch entwickelt und wird sowohl für professionelle wie auch private Zwecke genutzt. Es ermöglicht den Nutzern, unabhängig von der Umgebung, in der Dokumente erstellt, gelesen und ausgedruckt werden, diese unter Wahrung des Erscheinungsbilds und des Inhalts auf einfache und verlässliche Weise auszutauschen und darzustellen.