Wie Sie Word-Dokumente in InDesign effizient importieren und dabei typische Probleme beheben

Nur mit einem sauber vorbereiteten Manuskript können Sie sich schnell an Ihre eigentliche Arbeit machen – nämlich ein wohl gestaltetes Dokument in InDesign zu layouten. Leider erhalten Sie von Ihren Textlieferanten sehr häufig Word-Dateien, deren Formatierung einiges zu wünschen übrig lässt. Wie Sie hier zügig zum Ziel kommen und die nötigen Aufräumarbeiten rationell erledigen, erläutert Ihnen dieser Artikel.

Überblick verschaffen

In den meisten Fällen beginnen Sie Ihre Arbeit an dem Manuskript mit dem Zuweisen der korrekten Absatz- und Zeichenformate. Am besten verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick, indem Sie das Dokument in Microsoft Word öffnen und die Formatierung des Textes zu beurteilen.

Wenn Sie in Word den sogenannten Formatvorlagenbereich anzeigen, können Sie leichter erkennen, ob und welche Absatzformate (in Word »Absatzformatvorlagen« genannt) auf das Manuskript angewendet wurden.

Windows

Gehen Sie dazu unter Windows folgendermaßen vor:

1.Klicken Sie auf das Register Datei. Im linken unteren Bereich klicken Sie nun auf Optionen.

2.Im folgenden Dialogfeld Word-Optionen aktivieren Sie die Kategorie Erweitert. Scrollen Sie nach unten bis zum Abschnitt Anzeigen.

3.Geben Sie in das Feld Breite des Formatvorlagenbereichs in Entwurfs- und Gliederungsansichten einen Wert für die Breite des Formatvorlagenbereichs ein [Abb. 1].

Abb. 1: So stellen Sie unter Windows die Breite des Formatvorlagenbereichs von Word ein.

4.Bestätigen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf OK.

Mac

Am Mac geht es so:

1.Wählen Sie Word → Optionen.

2.Klicken Sie auf die Kategorie Ansicht und geben Sie in das Feld für die Breite des Formatvorlagenbereichs den gewünschten Wert ein.

Beide Betriebssysteme

In beiden Betriebssystemen fahren Sie dann folgendermaßen fort:

1.Aktivieren Sie das Register Ansicht und wählen Sie im Bereich Ansichten die Option Entwurf.

2.Die Namen der Formate werden links neben den Absätzen aufgelistet.

So können Sie prüfen, ob der Ersteller des Word-Dokuments sauber mit Absatzformaten gearbeitet hat (Zeichenformate können Sie mit dieser Technik leider nicht feststellen).

Um sich einen vollständigen Überblick über das Manuskript zu verschaffen, sollten Sie außerdem verborgene Zeichen wie etwa Leerzeichen oder Tabstopps einblenden. Dazu klicken Sie auf die Registerkarte Start und dann auf das Symbol Alle anzeigen (¶).