Wie Sie einen praktischen Textbausteinkatalog für InDesign-Projekte erstellen

In neueren Versionen der Creative-Cloud-Programme können Sie Texte in CC-Bibliotheken speichern, um sie dann in beliebigen anderen InDesign-Dokumenten weiterzuverwenden. Dieses Feature bietet sich für team- oder unternehmensweite Textbausteinkataloge an, mit denen alle am Workflow Beteiligten bequem arbeiten können. Lesen Sie, wie Sie einen solchen Katalog anlegen, mit anderen teilen und nutzen können.

Programmübergreifende Nutzung

Sogar in Dokumente anderer Creative-Cloud-Applikationen, die CC-Libariries unterstützen, können Sie die Textbausteine einfügen, etwa in Illustrator.

Vorarbeit: Excel-Datenbank in InDesign importieren

In unserem Beispiel sind Textbausteine im Moment in einer Excel-Datenbank gespeichert [Abb. 1] .

Abb. 1: Die Textbausteine unseres Beispiels sind momentan – nicht besonders praktisch – in einer Excel-Tabelle gespeichert.

Sie müssen dann jeweils mühsam aus dieser herauskopiert werden, sobald sie benötigt werden [Abb. 2a].

Abb. 2a: Die Textbausteine werden dann nacheinander in die richtigen Bereiche kopiert.

Das Team sucht eine praktischere Möglichkeit, künftig auf die Texte zuzugreifen. Denn diese sollen auch noch in anderen Layouts Verwendung finden [Abb. 2b].

Abb. 2b: Die in unserer Beispiel-Datenbank gespeicherten Textbausteine sollen für ganz unterschiedliche Layouts verwendet werden.

Damit es sich leichter arbeiten lässt, fügen Sie die gesamte Excel-Datenbank zunächst in ein InDesign-Dokument ein. Da die Daten dabei nicht in Tabellenform bleiben sollen, bietet sich für diese Aufgabe am ehesten die Funktion Datenzusammenführung an.

Kopfzeile erforderlich

Wenn Sie eine Datenquelle für die InDesign-Datenzusammenführung aufbereiten möchten, muss sie – wie unsere Beispieltabelle – eine Kopfzeile mit den Namen der Datenfelder enthalten.