Wie Sie Tabellendaten in InDesign zeitsparend umsortieren und formatieren

InDesign kann sehr gut mit Excel-Dateien arbeiten. Allerdings möchten Sie die importierten Excel-Daten nicht immer in Form einer Tabelle in Ihrem Layout darstellen. In diesem einfachen Beispiel platzieren Sie eine Excel-Tabelle in Ihrem InDesign-Dokument und erzeugen in mehreren Schritten eine ansprechend angeordnete und formatierte Liste daraus.

Glücklicherweise ist es sehr einfach, die Struktur tabellarischer Daten mit GREP zu beschreiben. Dadurch erhalten Sie sehr leicht Zugriff auch auf riesige Datensätze und können diese anschließend vollautomatisch manipulieren.

Schritt 1: Excel-Daten importieren

Die Excel-Liste, die Sie mit den folgenden Schritten importieren, umstellen und formatieren werden, enthält Adressen in Deutschland und der Schweiz ([Abb. 1] und [Abb. 2]).

Abb. 1: Die zugrunde liegende Excel-Tabelle. Mit den folgenden Artikeln importieren Sie sie in Ihr InDesign-Dokument ...

 

Abb. 2: ... und erstellen mehr oder weniger vollautomatisch eine ansprechend formatierte Liste daraus.

 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Tabelle in InDesign zu importieren:

1.Wählen Sie Datei → Platzieren oder drücken Sie die Tastenkombination Strg/Befehl + D.

2.Aktivieren Sie im folgenden Dialogfeld das Kontrollfeld Importoptionen anzeigen. Wählen Sie Ihre Excel-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.

Datei in Excel schließen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei in Excel gespeichert und geschlossen ist. Solange sie in Excel geöffnet ist, können Sie sie nicht in Ihrem InDesign-Dokument platzieren.

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Inhaltsverzeichnis

  • Tabellendaten in InDesign zeitsparend umsortieren und formatieren
    • Schritt 1: Excel-Daten importieren
    • Schritt 2: Die Tabellendaten neu anordnen
      • Tabellenstruktur beschreiben
      • Die GREP-Abfrage für das Auswählen der Tabellenzeilen definieren
      • Analyse der GREP-Abfrage
      • Die GREP-Abfrage für das Umsortieren der Tabellenzeilen definieren
    • Schritt 3: Die Daten mit GREP formatieren
      • Absatzformate anlegen
      • Die Textinformationen analysieren
      • Die Suchen/Ersetzen-Abfrage für die zweite Zeile (Straße)
      • Die Suchen/Ersetzen-Abfrage für die dritte Zeile (Ort)
      • Die Suchen/Ersetzen-Abfrage für die vierte Zeile (Land)
      • Die erste Zeile (Name) formatieren

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