Wie Sie Schrift- und Verknüpfungsprobleme in InDesign dank portabler Dokumente verhindern

Wenn Sie InDesign-Dokumente weitergeben, ist ein originalgetreues Layout manchmal Glücksache, selbst wenn Sie alle Verknüpfungen und verwendeten Schriftarten mitgeschickt haben (bei Letzterem mal von Lizenzfragen ganz abgesehen). Dann kann es immer noch sein, dass am Computer des Empfängers eine leicht andere Variante der Schriftart bereits installiert ist, sodass es beim Betrachten des InDesign-Dokuments zu Umbruchänderungen kommt. Mit den in diesem Artikel beschriebenen einfachen Schritten erhalten Sie jedoch ein InDesign-Dokument ganz ohne Verknüpfungsprobleme, das auf jedem Computer gleich aussieht.

PDF-Dokumente weitergeben?

Ein großer Vorteil von PDF-Dokumenten sowie von Dokumenten, die Sie per Publish Online verschickt haben, ist ihr unverrückbares Layout: Die Empfänger Ihres Dokuments sehen genau dasselbe vor sich wie Sie selbst. Der Nachteil ist, dass diese Dokumenttypen nicht bearbeitbar sind.

Typische Schrift- und Verknüpfungsprobleme

Ein typisches Szenario sind archivierte InDesign-Dokumente, die irgendwann doch wieder benötigt werden. Beim Öffnen kommt es sehr häufig zu zwei aufeinander folgenden Warnmeldungen, die sich auf fehlende Schriftarten und fehlende Bildverknüpfungen beziehen [Abb. 1]. Meist ist es aufwändig und lästig, manchmal sogar unmöglich, die fehlenden Assets wieder zusammenzusuchen und erneut mit dem Dokument zu verknüpfen.

Abb. 1: Diese beiden ärgerlichen Meldungen kennen vermutliche alle InDesign-Anwender: Das Dokument enthält nicht auf dem System (und nicht auf Adobe Font) gefundene Schriftarten sowie Verknüpfungen zu fehlenden Bildern.

Eine Möglichkeit, solche Probleme zu verringern, ist die Verpacken-Funktion von InDesign (Datei → Verpacken), bei der Layoutdokument sowie alle zugehörigen Bilder und Schriften in einen einzigen Ordner kopiert werden, der dann als Ganzes weitergegeben oder archiviert werden kann.

Allerdings schützt Sie das nicht unbedingt vor Handling-Fehlern eventuell unerfahrener Empfänger, die es dann rasch wieder mit den abgebildeten Dialogfeldern zu tun bekommen – ganz abgesehen von der Tatsache, dass das Verschicken eines ZIP-Pakets mit den entsprechenden Anweisungen zum Entpacken und Nutzen der darin enthaltenen Dateien umständlich sein und den Empfänger je nach InDesign-Know-how überfordern kann.

Mit den nachfolgend geschilderten Techniken wird alles viel einfacher – Sie müssen nur ein einziges Dokument ganz ohne zusätzliche Assets verschicken, ganz ähnlich, als würden Sie eine PDF-Datei versenden.