Jetzt einsteigen in InCopy: So arbeiten Sie reibungslos mit Ihren Workflow-Mitgliedern zusammen

InDesign und die Teamarbeit – ein spannendes Thema mit vielen Aspekten. In diesem Artikel lesen Sie deshalb, wie Sie die Zusammenarbeit mit Ihren Teammitgliedern bestmöglich gestalten. Ein und dasselbe Dokument soll im Team kreisen? Dann ist InCopy eine praktische Lösung. Aber auch wenn InCopy nicht zur Verfügung steht, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Dieser Artikel hilft Ihnen, einen praxisnahen Einstieg zu schaffen.

In der Druckbranche muss häufig alles ganz schnell gehen und alle Beteiligten, Autoren, Übersetzer, Lektoren usw., müssen in letzter Minute noch Änderungen anbringen. In vielen Fällen müssen diese dann direkt an Ihren InDesign-Layouts arbeiten, weil für den erneuten Import von Texten und Grafiken keine Zeit mehr vorhanden ist.

Hierbei besteht immer die große Gefahr, dass die Teammitglieder versehentlich Ihren Umbruch ändern oder Bilder oder Textrahmen verschieben bzw. skalieren, um sich mehr Platz zu schaffen.

Mit Adobe InCopy, das auf den Computern der Teammitglieder installiert sein muss, lassen sich solche Probleme leicht vermeiden: Das Programm bietet die Möglichkeit, dass mehrere Redakteure gemeinsam an einem InDesign-Layout arbeiten.

Zusammenarbeit von InCopy und InDesign

InDesign CC arbeitet sehr gut mit InCopy CC zusammen. Musste InCopy bisher separat erworben werden, können Sie es sich als Abonnent der Creative Cloud nun aus dieser herunterladen und auf Ihrem Computer installieren.

Als Layouter müssen Sie das Programm nicht installieren, Ihnen genügt InDesign. Sie können Ihr Layout mit allen Dateien, die die Empfänger benötigen, in ein InCopy-Paket verpacken und weiterleiten.

Die Workflow-Mitarbeiter öffnen das Paket in InCopy und bearbeiten die gewünschten Texte. Sie können in der Zwischenzeit problemlos am Layout des Dokuments weiterarbeiten.

Schließlich erhalten Sie das Paket mit den bearbeiteten Texten zurück und öffnen es mit einem Doppelklick. Die neuen Texte fließen automatisch in Ihr InDesign-Layout ein.

Typische Abläufe

Der gesamte InCopy-Workflow kann online oder auch offline stattfinden.

• Im zuerst genannten Fall werden verschiedene Workflow-Systeme verwendet, die sich deutlich voneinander unterscheiden.
• Im zuletzt genannten Fall schnüren Sie dem Bearbeiter des Textes ein Aufgabenpäckchen und übermitteln es ihm beispielsweise per E-Mail. Der Empfänger öffnet das Päckchen in InCopy, erledigt seine Textbearbeitungen und übergibt es Ihnen oder dem nächsten Mitglied der Produktionskette. Wenn Sie schließlich das Paket wieder in Empfang nehmen, können Sie die darin vorgenommenen Änderungen ganz einfach in Ihr Layout einfließen lassen – etwa so, als wenn Sie ein geändertes Bild über das Verknüpfungen-Bedienfeld aktualisieren.

Da die zweite Lösung für jeden InDesign-Anwender verfügbar ist, nutzen wir sie in diesem Artikel zur Demonstration der grundstäzlichen Vorgehensweise. Wenn Ihre Arbeitsgruppe mit einem Workflow-System arbeitet, kann der Systemadministrator Ihnen Auskunft über dessen Besonderheiten geben.