Wie Sie Formulare in InDesign mustergültig vorbereiten und pflegeleicht einbinden

Formulare dienen zur Erfassung, Ansicht und Aufbereitung von Daten. Dabei handelt es sich in der Regel um Vervielfältigungen, die durch Eintragungen zu ergänzen sind und der Bearbeitung häufig auftretender, gleichartiger Geschäftsfälle dienen. Daher können Sie sich bei der Erstellung und Pflege von Formularen auch viel Zeit und Arbeit sparen – wenn Sie diese einmal richtig und clever angelegt haben.

Formulare können entweder in Papier- oder elektronischer Form vorliegen. Unabhängig davon, ob ein Formular handschriftlich oder digital ausgefüllt wird, sollte es klar und übersichtlich gestaltet werden.

Vorteile von Formularen

Ein großer Vorteil des Einsatzes von Formularen liegt darin, dass ein erheblicher Teil der Schreibarbeit eingespart wird, da alle Fragen bzw. einzuholenden Informationen bereits vorformuliert sind. Dadurch werden u. a. alle notwendigen Informationen auf einmal eingeholt und das nachträgliche Anfordern – weil man einen Punkt vergessen hat abzufragen – entfällt.

Einen besseren Überblick erhält man ebenfalls, da die Informationen immer in der gleichen Reihenfolge geliefert werden.

Elektronische Formulare bieten gegenüber Formularen in Papierform zudem noch einige andere Vorteile, wie z. B. Kostenreduzierung, da die Produktionskosten für den Druck entfallen, oder eine höhere Verfügbarkeit. Die Daten können bei Bedarf direkt in eine Datenbank eingepflegt werden und müssen nicht zusätzlich erfasst werden.

Dokument einrichten

Unabhängig, ob ein Formular handschriftlich oder digital ausgefüllt wird, werden Formulare nach dem Ausfüllen in der Regel ausgedruckt und abgeheftet. Deshalb sollten Sie schon beim Anlegen eines neuen Dokuments daran denken, dass Sie den Heftrand berücksichtigen, der meist mit 20 mm angegeben wird [Abb. 1].

Abb. 1: Der Heftrand von 20 mm wird über den linken Rand definiert.

Dokumentvorlage abspeichern

Müssen Sie häufig Formulare erstellen, können Sie sich die Arbeit erleichtern, indem Sie die Einstellungen für neue Formulare in einer Dokumentvorlage abspeichern. Nachdem Sie die Einstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf das Symbol Dokumentvorgabe speichern.



Anschließend tragen Sie die Bezeichnung ein, unter der die neue Dokumentvorgabe gespeichert werden soll, und klicken auf Vorgabe speichern.