So nutzen Sie die Datenzusammenführung in InDesign für Ihre Katalogproduktion

Die Produktion eines Katalogs ist eine sehr umfangreiche Aufgabe, die sich jedoch mit verschiedenen InDesign-Bordmitteln beträchtlich erleichtern lässt – besonders wenn Ihre Daten bereits in irgendeiner datenbankähnlichen Struktur vorliegen, etwa in Excel. Zumindest Teilbereiche des Katalogs lassen sich dann beispielsweise mit der InDesign-Datenzusammenführung recht rationell erstellen.

In diesem Artikel erzeugen wir ein einfaches Katalogdokument, das sich etwa für die Ausgabe als Online-PDF oder als EPUB mit festem Layout eignet: Es ist im Querformat angelegt und hat einen einfachen und klaren Aufbau.

Zunächst soll für jeden Artikel ein Produktbild angezeigt werden, gefolgt von:

  • Artikelbezeichnung
  • Preis
  • Artikelnummer
  • Produktbeschreibung
  • Angaben zu Material, Farben, Größe und Pflegeinformationen

Auf jeder Katalogseite sollen zwei Artikel angezeigt werden [Abb. 1].

Abb. 1: Ein solches Layout ist für die InDesign-Datenzusammenführung bestens geeignet.

 

Dieses Layout ist geradezu prädestiniert für die InDesign-Datenzusammenführung, weil sich die Anordnung für jeden einzelnen Artikel unverändert wiederholt.

Die Funktion Datenzusammenführung, die ursprünglich aus Pagemaker stammt, folgt einem einfachen, aber wirkungsvollen Prinzip:

Sie ersetzt in Ihrem InDesign-Dokument Platzhalter durch die Inhalte einer externen sogenannten Steuerdatei. Nicht nur Text, sondern auch Bilder können Sie mit dieser Funktion automatisch in ein InDesign-Dokument laden.

Die Steuerdatei beinhaltet die variablen Daten – im Fall unseres Katalogs beispielsweise sämtliche Produkttexte sowie Dateiname und Speicherort der Produktbilder –, die in die InDesign-Datei einfließen sollen.

Sie ist eine reine Textdatei, in der die Datensätze zeilenweise enthalten sind. Die Datensätze sind voneinander durch ein Absatzzeichen getrennt, die einzelnen Elemente eines Datensatzes entweder durch Kommata oder Tabulator-Zeichen. Andere Zeichen werden von InDesign nicht als Trennzeichen erkannt. In der ersten Zeile stehen die Bezeichnungen der einzelnen Datensatzelemente.

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