Wie Sie uralte InDesign-Dateien auf den aktuellen Stand bringen und sich viel Ärger ersparen

Vielleicht kennen Sie die Situation: Ein Kunde übergibt Ihnen ein fremdes InDesign-Dokument – ein Produktdatenblatt, eine Broschüre oder gleich einen ganzen Katalog –, das schlimmstenfalls noch aus den Anfangstagen von InDesign stammt oder gar aus QuarkXPress konvertiert wurde und seither durch die Hände zahlreicher InDesign-Anwender gegangen ist. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie sich die Arbeit mit solchen Dokumenten bequem und einfach machen, indem Sie die erläuterten Arbeitsschritte durchgehen.

Auf den ersten Blick sieht das Dokument gut aus – und deshalb nimmt der Kunde selbstverständlich an, dass es nur geringe Mühe bereiten wird, mit diesem Dokument weiterzuarbeiten. In Wirklichkeit geht diese Vorstellung weit an der Realität vorbei, denn das Dokument wimmelt von rätselhaften Absatz- und Zeichenformatierungen, inkonsistenten Farben, die noch nicht einmal im »Farbe«-Bedienfeld auftauchen, fehlenden Schriftarten und kaputten Verknüpfungen; schlimmstenfalls stürzt es immer mal wieder ab.

Schritt 1: Dokument im IDML-Format speichern

Im ersten Schritt stellen Sie sicher, dass das Dokument keine internen Fehler enthält, die bei älteren Dokumenten aus möglicherweise unbekannter Quelle relativ wahrscheinlich sind. Der Weg führt über das IDML-Format.

Das Speichern im IDML-Format ist eine wichtige Vorsichtsmaßnahme, die Sie nicht nur für die Restaurierung richtig alter InDesign-Dateien nutzen sollten, sondern am besten immer, wenn Sie ein InDesign-Dokument aus einer Vorversion bearbeiten möchten. Dass Ihr Dokument mit einer Vorversion erstellt wurde, erkennen Sie an der Dokumenttitelleiste: Dort lesen Sie neben dem Dateinamen und der Darstellungsgröße [Umgewandelt] [Abb. 1].

Abb. 1: Die Titelleiste eines in InDesign CS6 erstellten und in InDesign 2023 geöffneten Dokuments