Wie Sie PDF-Dokumente mit variablem Preflight effektiver und schneller in Acrobat prüfen

Enfocus PitStop Pro stellt schon seit einigen Versionen die Möglichkeit zur Verfügung, Preflight und Aktionslisten mit Variablen zu erstellen, um PDF-Dokumente variabler und effizienter prüfen und korrigieren zu können. Seit Acrobat DC sind jetzt auch Acrobat-Anwender in der Lage, PDF-Dokumente variabler und damit effizienter zu überprüfen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die neuen Möglichkeiten nutzen.

Im Preflight-Befehl stehen nun ebenfalls Variablen zur Verfügung, mit denen der Preflight dynamisch durchgeführt werden kann. Dadurch laufen die Arbeitsprozesse schneller und exakter ab, weil weniger Preflight-Profile benötigt werden, da der zu prüfende Wert erst nach dem Starten des Preflights eingegeben wird. So genügt beispielsweise ein Preflight-Profil, um PDF-Dokumente auf die Einhaltung abweichender Bildauflösungen zu überprüfen. Die Variablen können nicht nur beim Überprüfen von PDF-Dokumenten eingesetzt werden. Auch Korrekturanweisungen über den Preflight-Befehl können die Funktion der Variablen nutzen.

Standard-Preflight-Profile

In der Regel besteht ein Preflight-Befehl aus mehreren Einzelprüfungen, die in einem Preflight-Befehl zusammengefasst werden und mit denen PDF-Dokumente auf Fehler oder kritische Bereiche überprüft werden können. Bei einer Regelverletzung wird dann eine entsprechende Warn- oder Fehlermeldung ausgegeben.

Der Preflight-Befehl von Acrobat wird mit zahlreichen Standard-Prüfprofilen bzw. Einzelprüfungen und Korrekturprofilen ausgeliefert. Bei den meisten Preflight-Profilen handelt es sich um sog. statische Prüfprofile. D. h., alle in einem Prüfprofil enthaltenen Einzelprüfungen und Korrekturen wurden vom Anwender vordefiniert und mit festgelegten Parametern hinterlegt, die unverändert auf jede zu überprüfende Datei angewandt werden.

Statische Prüfprofile haben jedoch den Nachteil, dass jedes Mal, auch wenn nur eine einzige Prüfung mit anderen Parametern durchgeführt werden muss, ein komplett neues Prüfprofil erstellt bzw. ausgewählt und angewandt werden muss.

Adobe bietet seit Acrobat DC die Möglichkeit, Preflight-Profile mit variablen Einzelprüfungen zu erstellen. Anstelle von definierten Sollwerten können einer Einzelprüfung variable Werte zugewiesen werden, die dann erst beim Ausführen des Preflight-Befehls mit den tatsächlich zu prüfenden Werten befüllt werden, sodass die Prüfung immer an die konkrete Anforderung angepasst werden kann.

In der aktuellen Version stellt Adobe jedoch nur variable Preflight-Profile zur Verfügung, mit denen einzelne Prüfungen oder Korrekturen am aktuell geöffneten PDF-Dokument durchgeführt werden können oder Informationen geliefert werden. Ein variables Preflight-Profil, mit dem Sie PDF-Dokumente auf die Einhaltung von definierten Regeln überprüfen können, steht zur Zeit noch nicht zur Verfügung. D. h., möchten Sie ein variables Preflight-Profil zur Prüfung Ihrer PDF-Dokumente verwenden, müssen Sie dieses selbst erstellen.