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In Adobe Acrobat können PDF-Dokumente abwärtskompatibel gespeichert werden, und die Daten gleichzeitig optimiert werden. Über die Optimierung können z. B. die in einem PDF-Dokument enthaltenen Bilder auf die benötigte Auflösung heruntergerechnet werden, Transparenzen gleichzeitig verflacht oder alle Kommentare in einem PDF gelöscht werden.

Acrobat Professional enthält einen PDF-Editor, der mit einem ein - fachen Texteditor zu vergleichen ist. Mit dem PDF-Editor können Sie ein PDF-Dokument auf der Basis einer leeren Seite und somit einfache Textdokumente erstellen. Sobald eine Seite komplett mit Text gefüllt ist, wird dem Dokument automatisch eine neue leere Seite hinzugefügt.

Gerade in der Druckindustrie müssen häufig noch letzte Textkorrekturen in PDF-Dokumenten durchgeführt werden, bevor die Dokumente ausgegeben werden können. Über das TouchUp-Textwerkzeug können Texte in Acrobat zeilenweise horizontal bearbeitet werden, auch wenn es im ersten Moment so aussieht, als könnten Texte in Acrobat Professional blockweise bearbeitet werden. Sie können somit einfache Textkorrekturen ausführen, den Schriftstil, die Schriftgröße und die Farbe ändern und sogar neue Textzeilen erstellen.

Werden PDF-Dokumente in andere Programme importiert und dort weiterverarbeitet, werden anschließend in der Regel nur die PDF-Seiteninhalte ausgegeben. Acrobat-eigene-Objekte, wie z. B. Formularfelder, Kommentare, Stempel etc. werden von den meisten Programmen beim PDF-Import ignoriert. Einige Anwender verwenden z. B. die Kommentarfunktionen, um Textinhalte oder Objekte in einem PDF-Dokument hinzuzufügen. Leider sind diese Objekte in einem PDF-Dokument nicht gleich zu identifizieren und verursachen somit unnötige Probleme bei der anschließenden Weiterverarbeitung in der Druckvorstufe.

Hochwertige Drucksachen werden heute immer häufiger mit Lack versehen. Die Lackformen können zum einen direkt im Erstellungsprogramm erzeugt oder nachträglich im PDF-Dokument hinzugefügt werden. Enfocus PitStop Professional bietet die Möglichkeit, einzelne Objekte mit einer Lackform zu versehen. Über eine Aktionsliste können z. B. alle Bilder eines PDF-Dokuments mit einer Lackform versehen werden. Beim Erstellen einer Lackform über PitStop wird das ausgewählte Objekt mit der gleichen Form dupliziert und das Duplikat mit einer benutzerdefinierten Schmuckfarbe eingefärbt.

Enfocus PitStop Professional bietet die Möglichkeit, Textkorrekturen durchzuführen und neue Texte einzugeben. Die Texte können zeilenweise oder auch absatzweise korrigiert werden. Während bei der Textbearbeitung in Acrobat mit dem TouchUp-Textwerkzeug immer der gleichnamige lokale Font verwendet wird – also der Font, der auf der Arbeitsstation installiert und aktiv ist, an der die Textbearbeitung durchgeführt wird –, verwendet Enfocus immer die im PDF-Dokument eingebetteten Schriften.

Viele Hersteller bieten eine Ausschieß-Software an, mit der PDF-Dokumente digital ausgeschossen werden können. Hierunter gehören namhafte Hersteller wie z. B. die Firma Heidelberger Druckmaschinen AG, die das Programm Prinect Signa Station vertreibt, oder das Programm Preps, das in den Workflow-Systemen von Brisque, Prinergy, Apogee und Rampage eingesetzt wird, und das Programm Kim PDF der Firma Krause, um nur einige zu nennen. Abhängig von der Drukkmaschine, den auszuschießenden Jobs etc. sind diese Produkte für einige kleinere Druckvorstufenbetriebe oft zu umfangreich und zu teuer, weshalb wir Ihnen heute ein Acrobat-Plug-in vorstellen wollen, mit dem PDF-Dokumente ausgeschossen und Nutzen erstellt werden können.

Können Sie eine zehn Jahre alte PageMaker-Datei öffnen? Sie haben vielleicht noch die alte Datei, man archiviert ja ordentlich, aber haben Sie auch noch das passende Programm dazu? Und selbst wenn Sie die alten Installationsdisketten noch haben – Ihr neuer Mac hat kein Diskettenlaufwerk. Und wenn – würde das alte PageMaker-Programm auf dem neuen Intel-Mac überhaupt noch laufen? Nun stelle man sich vor, man muss sich nicht nur um die Archivierung eigener Daten wie Rechnungen kümmern, so, wie es das Finanzamt fordert, sondern um das Archivieren von Unternehmensdaten für sehr lange Zeiträume. Wie stellt man das an? E-Mails, Word-Dateien, Briefe oder Faxe, die nicht digital vorliegen, sollen auch in 20 Jahren noch lesbar sein. Eine Lösung wäre wohl, dass man alles ausdruckt und einlagert. Das ist aufwändig, teuer und unflexibel.

Um Schriftenprobleme bei der Ausgabe zu vermeiden, wandeln viele Acrobat-Anwender die Schriften in PDF-Dokumenten in Zeichenwege um. Vor allem bei Zeitungen ist dies sinnvoll, da hier im Anzeigenbereich viele unterschiedliche PDF-Dokumente innerhalb eines Dokuments verarbeitet werden müssen. Mit der neuen Enfocus-PitStop- Professional-Version ist die Umwandlung von Text in Zeichenwege recht einfach zu bewerkstelligen.

Adobe Acrobat Professional bietet die Möglichkeit, in einem bereits erstellten PDF Formularfelder zu erzeugen, die anschließend am Bildschirm über die Programme Adobe Reader, Acrobat Standard und Acrobat Professional auf jedem beliebigen Arbeitsplatz ausgefüllt und ausgedruckt werden können.

Acrobat Professional bietet die Möglichkeit, Formularfelder in einem PDF-Dokument hinzuzufügen, die am Bildschirm ausgefüllt und ausgedruckt werden können. Normalerweise können Adobe-Reader-Anwender ausgefüllte Formulare nur drucken, aber nicht speichern. Beim Speichern des Formulars gehen immer alle eingegebenen Daten verloren. Dies ist ärgerlich, da so keine Kopie der ausgefüllten Daten digital erstellt werden kann.

Das PDF-Format ist der Quasistandard für den Dokumentenaustausch. Grund dafür ist der fast auf jedem PC installierte kostenlose Adobe Reader und die einheitliche Darstellung unhängig vom Rechner oder installierten Programmversionen. Für die Erstellung von PDF-Formularen ist das Programm Adobe Acrobat, seit der Version 6.0 die Professional-Version erforderlich. Bis zur Adobe-Acrobat- Version 7 musste zur PDF-Formularerstellung zuerst ein PDF-Dokument erzeugt oder ein Dokument im PDF-Format eingescannt werden. Auf dieses Formular konnten dann Formularfelder positioniert werden.

Der Enfocus Inspector ist das zentrale Steuerelement von PitStop. Über ihn können einzelne bzw. mehrere aktivierte Objekte seitenweise kontrolliert und bearbeitet werden. Je nachdem, welches Werkzeug ausgewählt wurde, verändert der Enfocus Inspector sein Aussehen.

Enfocus PitStop Professional ist ein Acrobat-Plug-in, welches sich vor allem in der Druckindustrie durchgesetzt hat und in fast allen Druckereibetrieben zu finden ist, die PDF-Dokumente weiterverarbeiten. Pit- Stop Professional bietet Ihnen die Möglichkeit, PDF-Dokumente über Preflight-Profile vor der Ausgabe zu überprüfen und gleichzeitig von Ihnen definierte Fehler zu korrigieren. Sie können eigene Preflight- Profile erstellen und beim Prüfen eines PDF-Dokuments feststellen, ob die im Profil angegebenen Eigenschaften mit den Inhalten des PDF-Dokuments übereinstimmen.

Häufig müssen die gleichen Änderungen/Korrekturen auf mehrere PDF-Dokumente angewandt werden. Enfocus bietet dazu die Möglichkeit, Aktionslisten anzulegen, mit denen immer wiederkehrende Aufgaben automatisiert durchgeführt werden können. In einer Aktionsliste können eine ganze Reihe von Funktionen zusammengefasst werden, die dann in der definierten Reihenfolge auf ein geöffnetes PDF-Dokument angewandt werden. Damit eine Aktionsliste auch zum gewünschten Ergebnis führt, muss in dieser eine genaue Auswahl der Objekte getroffen werden, auf die die Aktionsliste angewandt werden soll. Operatoren wie UND, ODER und NICHT helfen hierbei die Auswahl genau festzulegen.

In der Regel werden PDF-Dokumente, die weitergereicht oder weiterverarbeitet werden sollen, mit allen Bestandteilen weitergegeben. Dennoch kann es vorkommen, dass einzelne Elemente wie z. B. Anzeigen nachträglich in ein PDF-Dokument eingefügt werden müssen.

Gerade in der Druckvorstufe kommt es häufiger vor, dass Farbänderungen in PDF-Dokumenten durchgeführt werden müssen. Gründe hierfür gibt es viele: Es müssen z. B. einzelne Objekte umgefärbt werden, Sonderfarben, die die gleichen Farbwerte haben, aber unterschiedlich benannt wurden, zusammengemischt werden und bei Dokumenten, die zu viele Sonderfarben beinhalten, überflüssige Sonderfarben in CMYK oder CMYK-Farben in Sonderfarben umgewandelt werden, auch kann es vorkommen, dass bereits vorhandene Sonderfarben durch andere Sonderfarben ersetzt werden sollen, um nur einige Gründe zu nennen.

Der Enfocus Inspector wird überwiegend dazu verwendet, Änderungen an einzelnen Objekten vorzunehmen. Die Korrekturen werden dabei immer seitenweise durchgeführt. Meistens müssen Änderungen in einem mehrseitigen Dokument jedoch auf mehreren bzw. allen Dokumentseiten durchgeführt werden, wie z. B. das Ändern von Farben oder von Seitenrahmen u. v .m. Über Globale Änderungen bietet Enfocus die Möglichkeit, objekt- oder seitenbezogene Änderungen im gesamten PDF-Dokument, auf einen vorher festgelegten Bereich oder eine zuvor getroffene Auswahl durchzuführen.

Bei PDF-Dokumenten müssen häufig Farbraumkonvertierungen durchgeführt werden – sei es, dass ein Dokument einzelne Objekte im falschen Farbraum beinhaltet oder das gesamte Dokument im falschen Farbraum angelegt wurde. Am häufigsten werden in der Druckvorstufe wohl RGB-Bilder nach CMYK konvertiert. Aber auch immer mehr Dokumente, die in Microsoft-Office-Programmen erstellt wurden, müssen nach CMYK umgewandelt werden, da diese im RGB-Farbraum vorliegen. Auch das Konvertieren einer farbigen Datei in den Graustufenfarbraum muss häufig durchgeführt werden.

Bei dem PDF-Format handelt es sich um ein Dateiformat, das sich für die Datenübermittlung und Weiterverarbeitung hervorragend eignet, da alle Elemente in der Datei enthalten sind – und das sich vor allem in der Druckvorstufe durchgesetzt hat. Leider sind PDF-Dokumente nicht immer fehlerfrei. Zum Teil werden die darin enthaltenen Fehler vom Anwendungsprogramm versursacht und bei der PDF-Erstellung falsche Einstellungen definiert. Auch Anwenderfehler dürfen hierbei nicht vergessen werden. Fehler können nicht immer auf den ersten Blick erkannt werden, deshalb sollten PDF-Dokumente vor der Weiterverarbeitung oder dem Weiterreichen auf Fehler überprüft werden, die den Produktionsprozess behindern oder sogar gefährden könnten. Enfocus PitStop Professional bietet über den Preflight umfangreiche Prüfoptionen. Werden Fehler beim Prüfen in einem Dokument gefunden, können diese – sofern möglich – automatisch korrigiert werden.

Über das Acrobat-Plug-in Enfocus PitStop Professional können PDFDokumente überprüft werden. Beim Überprüfen eines PDF-Dokuments können gleichzeitig Änderungen durchgeführt werden, die in dem verwendeten Prüfprofil festgelegt werden. Bei einem Prüfvorgang können die Inhalte des gesamten Dokuments, ausgewählte Seitenbereiche oder eine zuvor getroffene Auswahl nach vorher festgelegten Richtlinien geprüft werden. Enfocus PitStop Professional wird mit einer ganzen Reihe von vordefinierten Prüfprofilen ausgeliefert, die jederzeit bearbeitet werden können. Es besteht außerdem die Möglichkeit, eigene Prüfprofile zu erstellen und diese zu exportieren, sodass alle Anwender oder auch Kunden, die über Enfocus PitStop Professional verfügen und die Daten vor der Datenlieferung prüfen möchten, diese Profile importieren können. Weitere Prüfprofile können von der www.enfocus.com-Web-Seite heruntergeladen werden.

PDF-Dokumente werden in der Druckindustrie zumeist für die Weiterverarbeitung per ISDN oder bei kleineren Drucksachen auch schon einmal per E-Mail versandt. Damit der Empfänger weiß, um welchen Auftrag es sich handelt und wie die Daten weiterverarbeitet werden sollen, wird zusätzlich zum PDF-Dokument eine Lies-mich-Datei oder Bitte-lesen-Datei mitgeschickt, die in der Regel nicht oder zu spät gelesen wird.

Sollen PDF-Dokumente weitergereicht werden, die sensible Informationen enthalten, die ausgeblendet bzw. überdeckt werden sollen, sodass diese Informationen anderen Anwendern nicht mehr zugänglich sind, bietet Acrobat Professional die Möglichkeit, mit der Funktion Schwärzen Bereiche mit einer farbigen Fläche oder einem Ersatztext zu ersetzen.

Die Bearbeitungsmöglichkeiten auf Objekte sind in Acrobat Professional eingeschränkt. So können keine neuen Grafikobjekte erstellt oder die Grafikattribute von vorhandenen Objekten, wie z. B. Farbe, Konturstil und -stärke etc., können nicht geändert werden. Die Objektbearbeitung erfolgt über das TouchUp-Objektwerkzeug. Mit diesem Werkzeug können einzelne oder mehrere Objekte aktiviert und verschoben, gelöscht oder zur Bearbeitung in einem anderen Programm geöffnet werden. Einzelne oder mehrere markierte Objekte können über dieses Werkzeug in einen anderen Farbraum konvertiert, skaliert, gespiegelt und gedreht werden. Es besteht zudem die Möglichkeit, neue Bilder auf die aktuell angezeigte Seite zu platzieren und einen Schnittbereich für ausgewählte Objekte zu definieren.

PDF steht für Portable Document Format. Dies bedeutet, dass es sich hierbei um ein plattformübergreifendes, programm- und geräteunabhängiges Dateiformat handelt. Egal auf welcher Plattform und mit welchem Programm ein PDF-Dokument erstellt wurde, kann es über die Programme Acrobat oder den kostenlosen Adobe Reader auf jedem beliebigen Rechner angezeigt, bearbeitet und ausgedruckt werden.