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Joboption-Dateien enthalten die Konvertierungseinstellungen und somit die Vorgaben für das Programm Acrobat Distiller, das den PostScript-Code vorinterpretiert und in ein PDF-Dokument umwandelt. Die Joboptions beeinfl ussen bei der Erzeugung von PDF-Dateien u. a. Die Einbettung von Schriften, die Bildkompression sowie die Farbkonvertierung und steuern somit die Qualität und Dateigröße der PDF-Erzeugung und damit das Einsatzgebiet der PDF-Datei.

Die Konvertierungseinstellungen werden über die sogenannten Joboptions festgelegt und definieren die Vorgaben dafür, wie PostScript-Dokumente zu PDF konvertiert werden. Gleichzeitig wird über die Konvertierungseinstellungen auch das spätere Einsatzgebiet der PDF-Datei bestimmt. Während PDF-Dokumente, die in der Druckindustrie weiterverarbeitet werden sollen, meist eine höhere Bildaufl ösung beinhalten, um die Bildqualität im Druck zu gewährleisten, und im CMYK-Modus gehalten sind, sind PDF-Dokumente, die lediglich für die Anzeige gedacht sind, in der Regel im RGB-Modus gehalten. Die Bildauflösung ist ebenfalls geringer, sodass sich auch die Dateigröße verringert und die Seitenanzeige schneller auf dem Bildschirm aufgebaut werden kann.

Es gibt zwei Möglichkeiten, PDF-Dokumente zu erstellen: PostScript-zu-PDFKonvertierung und nativer PDF-Export. Prinzipiell können beide Wege genommen werden, um PDF-Dokumente zu erstellen, die in der Druckvorstufe weiterverarbeitet werden müssen. Die Wahl des richtigen Weges hängt vom eingesetzten Workfl ow, den zur Verfügung stehenden Werkzeugen und dem auszugebenden RIP ab. Bei älteren RIPs bzw. Workfl ows ist häufig die Post- Script-zu-PDF-Konvertierung die sicherere Variante, da sich hier keine Konstrukte wie z. B. Transparenzen, Ebenen etc. einschleichen können, die vom Workfl ow nicht unterstützt werden. Neuere Workfl ows haben keine Probleme damit, Objekte, die mit neuen PDF-Versionen eingeführt wurden, zu verarbeiten. Dass PDF-Dokumente problemlos weiterverarbeitet werden können, liegt in der Hauptsache an den Originaldaten. Sind schon die Originaldaten fehlerhaft, werden diese Fehler in die PDF-Datei übernommen und verursachen dann Probleme bei der Weiterverarbeitung.

Piktogramme sind miniaturisierte Seitenansichten, mit deren Hilfe ein schneller Seitenwechsel möglich ist, die aktuelle Seitenansicht geändert werden kann sowie Seiten innerhalb eines Dokuments verschoben, kopiert, ersetzt und gelöscht werden können. Außerdem können mithilfe der Piktogramme Seiten dokumentübergreifend kopiert oder verschoben werden. Piktogramme lassen sich schon bei der Erstellung einer PDF-Datei über den PDF-Export oder bei der PDF-Generierung über das Programm Acrobat Distiller einbetten. Allerdings erhöht sich die Dateigröße um ca. 3 KB pro Seite durch das Einbetten von Piktogrammen. Piktogramme werden in Acrobat auch dynamisch generiert, sodass die miniaturisierte Seitenansicht sogar angezeigt werden kann, wenn diese nicht in die PDF-Datei eingebettet wurde. Dadurch verringert sich die Dateigröße. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn PDF-Dokumente über das Internet verbreitet werden sollen.

In Acrobat definierte Artikel erleichtern das Lesen von mehrspaltigen Dokumenten. Mit ihnen können zusammengehörige Textteile eines Dokuments verbunden werden. Über den Artikellesefl uss wird festgelegt, in welcher Reihenfolge die Textteile gelesen werden sollen. befindet sich ein Anwender im Artikellesefl uss, wird der Artikel für die Anzeige auf dem Monitor auf die Breite des definierten Artikelabschnitts skaliert. Das manuelle Skalieren der Ansicht – um kleine Texte besser lesen zu können – und ein manueller Seitenwechsel entfallen dadurch. Nach dem Beenden des Artikels befindet sich der Betrachter wieder an der Ausgangsposition, also an dem Punkt, von dem aus er den Artikel gestartet hat.

In Acrobat kann über die Lesezeichen ein elektronisches Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Dieses wird durch Text im Navigationsfenster Lesezeichen angezeigt. Über Lesezeichen können zudem Verknüpfungen zu einem festgelegten Ziel im aktiven Dokument, zu anderen Dokumenten oder zu einer Internet- Seite erstellt werden. Auch das Ausführen eines Menübefehls, das Abspielen einer Audio-Datei oder eines Movies u. v. m. kann über die Lesezeichen durchgeführt werden.

Heutzutage bieten fast alle Programme die Möglichkeit an, Verknüpfungen direkt bei der PDF-Erstellung im Originaldokument anzulegen und diese mit in die resultierende PDF-Datei zu übernehmen. Verknüpfungen können jedoch auch direkt über Acrobat auf der PDF-Seite angelegt werden, um ein Sprungziel zu einer festgelegten Ansicht im aktiven Dokument, zu einem anderen Dokument oder zu einer Internet-Seite zu erstellen. Auch das Ausführen eines Menübefehls, das Abspielen einer Audio-Datei oder eines Movies und noch vieles mehr kann über Verknüpfungen durchgeführt werden.

In der Druckvorstufe kommt es immer wieder vor, dass PDF-Dokumente verarbeitet werden, in denen Objekte versehentlich auf Überdrucken gestellt wurden, oder Objekte ausgespart waren, obwohl diese auf Überdrucken hätten stehen sollen, und im Druck Blitzer entstanden sind. PDF-Dokumente können zwar über den Preflight-Befehl dahingehend überprüft werden, ob schwarze Objekte auf Überdrucken und weiße Objekte auf Aussparen stehen. Alle anderen überdruckenden bzw. aussparenden Objekte müssen visuell – und zwar seitenweise – im PDF-Dokument kontrolliert werden.

Für die Weiterverarbeitung einer PDF-Datei in der Druckvorstufe hilft es oft schon, mögliche Fehlerquellen zu erkennen, wenn vor der Be- bzw. Weiterverarbeitung bekannt ist, aus welchem Programm die Originaldaten stammen, wie und auf welcher Plattform die PDF-Datei erstellt wurde, ob die Schriften im Dokument eingebettet wurden oder fehlen, ob der Überfüllungsschlüssel gesetzt und ob evtl. Sicherheitseinstellungen festgelegt wurden. All diese wichtigen Informationen können über die Dokumenteigenschaften auf einen Blick erfasst werden.

Immer häufiger wird für Web-Dokumente und -Formulare das PDF-Format gewählt. Gerade für Behinderte stellt das Web dank neuer technischer Möglichkeiten eine wichtige Chance und Informationsquelle dar. Sehr viele Behinderte kommen mit der technischen Zugänglichkeit sowie der Navigation von Web-Seiten nicht klar. Der häufigste Grund ist die mangelnde Abrufbarkeit von Web-Inhalten durch Spezialausgabegeräte. Leider sind gerade PDF-Dokumente oft für solche alternativen Ausgabegeräte schlichtweg nicht lesbar. So ist das PDF-Format zwar ein guter Weg, Materialien im Web vor Veränderungen oder Beschädigungen zu schützen. Gerade durch diese Maßnahmen können die Dokumente aber für alternative Ausgabegeräte, wie sie Behinderte verwenden, unlesbar werden. Ein weiterer Grund – besonders bei komplexen Layouts – ist die fehlende Linearität der Inhalte, z. B. von Tabellen oder Dokumenten im Spaltensatz.

Oft müssen immer wieder die gleichen Befehle bzw. Arbeitsschritte auf Dokumente angewandt werden, wie z. B. das Überprüfen und Speichern von PDFDokumenten als PDF/X, oder Sie möchten die Sicherheitseinstellungen mehrerer Dokumente ändern. In Acrobat können Sie über die Stapelverarbeitung eine Befehlsfolge erstellen, die auf ein PDF oder auf mehrere PDF-Dokumente in einem einzigen Arbeitsvorgang angewandt werden kann. Über die Stapelverarbeitung stehen nicht nur Acrobat-eigene Befehle zur Verfügung, auch einige Hersteller von Acrobat-Plug-ins nutzen die Eigenschaften der Stapelverarbeitung, um den Anwendern das automatische Bearbeiten mehrerer Dokumente zu ermöglichen.

Die meisten PDF-Dokumente entstehen, indem eine PostScript-Datei geschrieben wird, die anschließend über das Programm Acrobat Distiller zu PDF konvertiert wird, oder über einen direkten PDF-Export im Erstellungsprogramm der Originaldatei. Viele Acrobat-Anwender verwenden das Programm Acrobat ausschließlich, um PDF-Dokumente zu öffnen, zu kontrollieren und zu bearbeiten. Kaum jemand nutzt die Möglichkeiten, die Acrobat bietet, um die PDF-Erzeugung direkt in Acrobat durchzuführen.

Gerade in der Druckindustrie müssen häufig noch letzte Textkorrekturen in PDF-Dokumenten durchgeführt werden, bevor die Dokumente ausgegeben werden können. Über das TouchUp-Textwerkzeug können Texte in Acrobat zeilenweise horizontal bearbeitet werden, auch wenn es im ersten Moment so aussieht, als könnten Texte in Acrobat blockweise bearbeitet werden. Sie können somit einfache Textkorrekturen ausführen, den Schriftstil, die Schriftgröße und die Farbe ändern und sogar neue Textzeilen erstellen.

Textkorrekturen können mit PitStop zeilenweise oder absatzweise durchgeführt werden. Für die zeilenweise Bearbeitung stehen zwei Werkzeuge zur Auswahl:  Textzeile bearbeiten und  Vertikale Textzeile bearbeiten . Mit dem Werkzeug Textzeile bearbeiten werden einzelne Textzeilen horizontal bearbeitet. Das Werkzeug Vertikale Textzeile bearbeiten wird vor allem im asiatischen oder arabischen Raum verwendet.

Bei dem nachgestellten Praxisbeispiel, das Sie auf der beigefügten CD im Verzeichnis ArbeitsdateienPraxisfaelleSchwarz fi nden, handelt es sich um ein Dokument, bei dem der Hintergrund in einer Sonderfarbe angelegt wurde und im PDF zu CMYK gewandelt werden musste. Bei der anschließenden Ausgabe stand der schwarze Text ordnungsgemäß auf Überdrucken, während das schwarze Logo plötzlich ausgespart wurde.