Word-/Excel-Dateien verknüpfen und aktualisieren mit dem Plug-in »WordsFlow«

von Rudi Warttmann

Word-/Excel-Dateien verknüpfen und aktualisieren mit dem Plug-in »WordsFlow«

Sie können Textdateien aus Word sowie Tabellen aus Excel standardmäßig mit verschiedenen Einstellmöglichkeiten in InDesign platzieren. Vor dem Platzieren können Sie in den Programmvoreinstellungen von InDesign wählen, ob Sie diese Dateien endgültig platzieren oder als Verknüpfung einladen möchten.

Das Platzieren als Verknüpfung bietet sich an, wenn an der Word- oder Excel-Datei noch weitergearbeitet wird und sie später in InDesign aktualisiert werden muss. Allerdings werden bei diesem Aktualisieren dummerweise alle Formatierungen, die Sie in InDesign an der platzierten Datei schon vorgenommen haben, wieder entfernt.

Seit CS5 werden im Adobe Extension Manager alle Zusatzmodule übersichtlich aufgelistet.

Mithilfe des Plugins »WordsFlow« von EM Software können Sie jedoch an platzierten Word- und Excel-Dateien weiterarbeiten, und Sie behalten nach dem Aktualisieren alle in InDesign angewendeten Formatierungen.

Das Plug-in ist in seiner neuesten Version 1.2 direkt von der Website des Herstellers zum Download verfügbar. Sie können es nach der Installation einen Monat lang ohne funktionale Einschränkungen kostenlos testen, indem Sie es als »Demo« starten.

Die heruntergeladene Installationsdatei hat die Dateiendung ».ZXP«; diese gehört zum »Adobe Extension Manager«. Mit einem Doppelklick auf die ZXP-Datei öffnet sich dieser, und Sie können die Installation vervollständigen. Dafür benötigen Sie ggf. Administratorrechte. Nach der Installation müssen Sie InDesign neu starten, damit das Plug-in aktiv werden kann.

Im Grunde nur ein zusätzlicher Befehl in InDesign, der aber den großen Unterschied ausmacht.

Das Plug-in installiert kein neues Bedienfeld, sondern lediglich eine neue Befehlsgruppe »WordsFlow« im Hauptmenü »Datei« mit den einzelnen WordsFlow-Befehlen. Die standardmäßige Möglichkeit zum Platzieren von Word- bzw. Excel-Dateien bleibt Ihnen erhalten. Sobald aber für Import und Aktualisierung Ihrer Word- bzw. Excel-Datei WordsFlow zuständig sein soll, wählen Sie statt des gewohnten »Datei → Platzieren« jetzt den Befehl »Datei → WordsFlow → Place with WordsFlow«.

Sehr praktisch: Statt immer durch die Menüs zu klicken, weisen Sie ein Tastaturkürzel zu.

Auch diesen Befehl können Sie mit einem Tastaturkürzel belegen; wählen Sie hierzu »Bearbeiten → Tastaturbefehle«, verzweigen Sie in den »Produktbereich Datei-Menü« und weisen Sie »Place with WordsFlow« mit den gewohnten Techniken ein Tastaturkürzel zu.

Die grundsätzliche Idee hinter dem Plug-in ist folgende: Nach dem Platzieren soll es möglich sein, nach Änderungen ...

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