Preise in InDesign clever automatisch formatieren mit GREP-Stilen

Das gezielte Formatieren von Preisen in InDesign-Dokumenten kann viel Zeit kosten – wenn man nicht weiß, wie man es clever anstellt. InDesign-Experte Klaas Posselt zeigt in seinem neuesten Video, wie Sie mit GREP-Stilen bestimmte Textteile quasi intelligent formatieren lassen können. Für die wichtigsten Arbeitsschritte gibt es auch wieder eine schriftliche Zusammenfassung.

Beschreibung des Grundproblems

In einem Dokument sollen alle Preise speziell formatiert werden. Jedem Einzelpreis müssen dabei gleich mehrere Zeichenformate zugewiesen werden, damit am Ende das gewünschte Aussehen erreicht wird. Ein manuelles Zuweisen ist bei längeren Dokumenten mit vielen Preisen einfach zu zeitraubend.

Die obige Preisformatierung soll allen anderen Preisen in einem Schritt zugewiesen werden. Das Euro-Zeichen soll verkleinert werden, die Nachkommazahlen sollen hochgestellt und näher herangerückt werden.

Die Lösung: GREP-Stile

Über GREP-Stile kann diese Formatierung automatisiert werden. Sie befinden sich innerhalb des Absatzformates. Dieses muss also nun bearbeitet werden.

Dazu klickt man zum Beispiel im Absatzformate-Bedienfeld mit der rechten Maustaste auf das Format und wählt "[Name des Absatzformates]" bearbeiten.

In den Absatzformatoptionen bewegt man sich dann in den Bereich Grep-Stil und klickt dort auf den Button Neuer Grep-Stil.

Das Euro-Zeichen formatieren

Um das Euro-Zeichen zu formatieren, trägt man in der Zeile Auf Text den Wert »€« ein. Oben drüber stellt man bei Format anwenden das Zeichenformat ein, welches man für das Euro-Zeichen angelegt hatte.

Das Eurozeichen wurde formatiert. Damit die Formatierung gleich geprüft werden kann, muss die Vorschau aktiviert sein. Zudem muss man die Eingabefelder wieder verlassen haben.

Step by Step

Prüfen Sie immer gleich nach jeder einzelnen GREP-Stil-Änderung über die Vorschau, wie sich diese auswirkt. Wenn zu viele Einstellungen in einem Schwung gemacht werden, ist die Fehleranalyse hinten raus schwieriger.

Nachkommazahlen formatieren

Zunächst sollen die Kommata mit einer Spationierung versehen werden, damit die Nachkommazahlen näher heranrutschen. Dafür klickt man zunächst wieder auf den Button Neuer Grep-Stil.

Bei Auf Text wird der Wert »,« (ein Komma) eingegeben und bei Format anwenden das Zeichenformat mit der Einrückung.

Der GREP-Stil für das Komma

Bei Hochstellen der Nachkommazahlen muss nun irgendeine Logik gefunden werden, die InDesign erkennen lässt, dass es sich auch tatsächlich um Zahlen handelt, die sich hinter dem Komma befinden und nicht etwa vor dem Komma.

Mit der Echteingabe von Zahlen (»99«) kommen wir in diesem Fall nicht weit, weil nach dem Komma auch andere Zahlen als »99« stehen können und weil InDesign nicht zwischen Vorkomma- und Nachkommazahlen unterscheiden kann – noch nicht.

Wir brauchen zunächst einen Platzhalter, der stellvertretend für alle möglichen Zahlen steht, also für »10«, »25« und auch »99«. Diesen Platzhalter findet man, indem man rechts im Feld Auf Text auf den kleinen @-Button drückt und danach im Pull-down-Menü den Eintrag Platzhalter → Beliebige Ziffer auswählt.

In der Vorschau sieht man nun, dass damit jedoch gleich alle Zahlen formatiert werden.

Durch »\d« werden alle Zahlen formatiert.

Dies kann durch »Lookahead«- und »Lookbehind«-Anweisungen in den Griff bekommen werden. Über diese sagt man InDesign, dass nur die Zeichen vor oder nach einem bestimmten Zeichen betrachtet werden sollen.

In unserem Fall müssen wir prüfen, ob vor der Zahl ein Komma steht. Ist dies der Fall, dann muss es sich bei dieser Zahl um eine Nachkommazahl handeln und sie soll formatiert werden.

Bei »Lookaheads« betrachtet InDesign alle Zeichen vor einem bestimmten Zeichen, bei »Lookbehinds« alle Zeichen nach einem bestimmten Zeichen.

Um dies in InDesign einzustellen, wählt man aus dem @-Menü Entsprechung → Positives Lookbehind. Es wird eine Zeichenkombination ausgegeben, in die man noch das Komma einbauen muss.

(?<=,)\d

Die GREP-Anweisung mit dem integrierten Komma (nach dem »=«-Zeichen)

Bei der Prüfung stellen wir nun aber fest, dass nur die erste Ziffer formatiert wird. Damit auch die nachfolgenden Ziffern formatiert werden, ergänzen wir Wiederholung → Ein oder mehrere Male. Der Befehl sieht dann folgendermaßen aus (ein Plus wird ergänzt):

(?<=,)\d+

Jetzt werden alle Zahlen formatiert.

Feintuning: nur die Zahl »7« näher an das Komma heranrücken

In diesem Fall brauchen wir ein positives Lookahead, das prüft, ob nach der Sieben auch tatsächlich ein Komma folgt. Der GREP-Befehl sieht dann so aus:

7(?=,)

Einstellung, um eine vor einem Komma platzierte Zahl »7« näher heranzurücken

Diese Formatierung funktioniert übrigens auch bereits bei der Eingabe, sofern der Absatz das entsprechende Absatzformat besitzt.

Diesen Tipp als Video ansehen

Zum Abspielen bitte auf das Vorschaubild klicken. Wir weisen darauf hin, dass Endgeräteinformationen wie z.B. Ihre IP-Adresse an YouTube übermittelt werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung.