Nützliches Tool für die Katalogproduktion: »EasyCatalog« verbindet InDesign mit der Datenbank

Praktisch jedes Unternehmen verwaltet seine Produkte oder Dienstleistungen in einer Datenbank; seien es »nur« eine Excel-Datei oder eine MS-Access-Datei oder sei es ein Datenbanksystem wie MySQL oder Oracle. Gemein ist allen, dass ihre Daten eines Tages in einem Katalog erscheinen sollen, den Sie in InDesign erstellen. Wie bekommen Sie diese Daten nun möglichst elegant nach InDesign, und zwar so, dass Sie die bereits platzierten Daten bei kurzfristigen Änderungen unkompliziert und zuverlässig aktualisieren können?

Leistungsstarkes Plug-in

Hierfür benötigen Sie auf jeden Fall ein Zusatzmodul zu InDesign, ein »Plug-in«. Ein sehr leistungsstarkes und bedienerfreundliches Plug-in für diesen Zweck ist »EasyCatalog« des englischen Herstellers 65bit Software Ltd.

Demoversion

Nachdem Sie sich auf der Website des Herstellers registriert haben, können Sie sich eine zeitlich befristete, aber voll funktionstüchtige Demoversion des Plug-ins herunterladen. Erfreulicherweise ist das Plug-in für die InDesign-Versionen CC 2014 bis hinunter zu CS3 erhältlich; allerdings sind allein schon aus technischen Gründen in den älteren Versionen nicht mehr alle neuen Funktionen des Plug-ins eingearbeitet.

Installation

Die Installation ist einfach: Doppelklicken Sie auf die heruntergeladene Installationsdatei und starten Sie nach erfolgreicher Installation InDesign neu. Zu Testzwecken empfiehlt es sich, bei der Installation alle angebotenen Zusatzmodule mit zu installieren.

Ein modulares System: das Grundmodul EasyCatalog und zahlreiche optionale Zusatzmodule

Externe Daten laden

Mehrere Dateiformate möglich

Als Erstes holen Sie die externen Daten (»Quelldaten«) in den von EasyCatalog verwalteten Arbeitsbereich. Wählen Sie dazu Datei → neu → EasyCatalog Palette. Hier können Sie aus mehreren verschiedenen Arten von Quelldaten auswählen, z. B. Neue File Datenquelle zum Einladen von Daten aus CSV-Dateien. Über Neue ODBC Datenquelle können Sie sich direkt zu relationalen Datenbanken wie MySQL oder Oracle verbinden und dort per SQL-Abfrage die Quelldaten abrufen.

Aus vielen verschiedenen Datenquellen können Sie Daten in EasyCatalog importieren.

Primärschlüssel wählen

Der Hersteller 65bit Software stellt die Test-CSV-Datei »STOCK.CSV« zum Download zur Verfügung. Nachdem Sie über den o. g. Menüpunkt Neue File Datenquelle diese Datei ausgewählt haben, öffnet sich der Importdialog, in dem neben anderen Einstellungen der Primärschlüssel (Option Schlüssel) gewählt wird, also das Feld, anhand dessen ein Datensatz eindeutig erkannt werden kann.

Ein Datenfeld muss für jeden Datensatz eindeutig sein: das Feld mit dem sog. Schlüssel.

Darstellung der Daten

Mit einem Klick auf OK werden die Daten eingelesen und in einer sogenannten EasyCatalog-Palette dargestellt. Eine komplette Reihe in dieser Palette entspricht einem »Datensatz«; ein Datensatz besteht aus einzelnen »Datenfeldern«, die ähnlich wie z.B. in Excel in einer Zelle dargestellt werden.

Nach dem Datenimport erscheint der Inhalt Ihrer CSV-Datei übersichtlich in einem Bedienfeld.

Einzelne Datenfelder platzieren

Felder einfügen

Stellen Sie als Erstes die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Text. Klicken Sie in der EasyCatalog-Palette einmal auf das gewünschte Datenfeld und klicken Sie zum Platzieren auf das Symbol Einfügen . EasyCatalog platziert den Inhalt in sogenannten Feldmarkierungen, die wie eckige Klammern aussehen. In der EasyCatalog-Palette ist der platzierte Datensatz hellgrün hinterlegt, die tatsächlich im Layout platzierten Datenfelder dunkelgrün.

Glasklar: Der hellgrüne Datensatz ist platziert, und zwar genau dessen dunkelgrün hinterlegten Felder.

Ganze Datensätze platzieren

Um einen ganzen Datensatz zu platzieren, markieren Sie diesen durch einen Klick in die ganz linke Spalte in der EasyCatalog-Palette. Stellen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle und klicken Sie auf das Symbol Einfügen .

Mit einem Handgriff erstellen Sie eine InDesign-Tabelle.

Es entsteht eine InDesign-Tabelle mit einer Kopfzeile und einer Körperzeile, die den gewählten Datensatz enthält. Um gleich mehrere Datensätze auf einmal in eine InDesign-Tabelle zu platzieren, wählen Sie diese durch Klick in die ganz linke Spalte der EasyCatalog-Palette bei gedrückter Umschalt-Taste aus. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Einfügen . Haben Sie im Vorfeld schon ein Tabellen- und Zellenformat angelegt, ist die Tabelle mit einem weiteren Klick fertig formatiert.

Mit einem Klick formatieren Sie die Tabelle mit einem Tabellenformat.

Produktstile, Feldspezifikatoren

Feldspezifikatoren

In Katalogen werden häufig Produkte in einem bestimmten Schema dargestellt: z.B. mit einer Artikelnummer, einem Bild, einem Artikeltext und dem Preis. Dieses Arrangement erstellen Sie mit InDesign-Bordmitteln und befüllen es mit EasyCatalog-Platzhaltern, den sogenannten Feldspezifikatoren.

Wie gewohnt erstellen Sie Text- und Bildrahmen und füllen sie mit EasyCatalog-Variablen.

Produktstil

Gruppieren Sie die einzelnen Elemente und ziehen Sie die Gruppe in eine EasyCatalog-Bibliothek, die Sie über Datei → Neu → EasyCatalog Bibliothek erstellen. Diese Gruppe nennt EasyCatalog einen »Produktstil«. Platzieren Sie einen Datensatz in dieses Arrangement, indem Sie ihn aus der ganz linken Spalte der EasyCatalog-Palette per Drag-and-drop auf die Gruppe ziehen.

Mit einem Handgriff haben Sie die benötigten Datenfelder eines Datensatzes platziert.

Auf diese Art und Weise können Sie ganz schnell eine Seite in InDesign fertig layouten und mit Daten befüllen: Duplizieren Sie den Produktstil so oft wie nötig und ziehen Sie anschließend die betreffenden Datensätze einen nach dem anderen auf einen der platzierten Produktstile.

Daten suchen, filtern, gruppieren

Praktische Filterfunktionen

In der EasyCatalog-Palette stehen Ihnen mächtige Funktionen zum gezielten Suchen oder Filtern Ihrer Daten zur Verfügung. Für eine ganz schnelle Suche nach bestimmten Inhalten geben Sie beispielsweise den gewünschten Suchtext in das Suchfeld unten links in der EasyCatalog-Palette ein. Sofort werden nur noch die Datensätze gezeigt, die den Suchtext enthalten, und diejenigen Datenfelder, die Treffer enthalten, werden gelb hinterlegt angezeigt.

Die Filterfunktion nach bestimmten Textbestandteilen ist blitzschnell und sehr leistungsfähig.

Daten aktualisieren

Aktualisierung auf Knopfdruck

Hier liegt eine der ganz großen Stärken von EasyCatalog. Sie können sowohl im InDesign-Dokument als auch in der EasyCatalog-Palette Daten aktualisieren und anschließend diese neuen Daten mit der Datenquelle abgleichen. Ebenso können Sie nach Änderungen in der Datenquelle Ihre EasyCatalog-Palette und Ihr InDesign-Dokument per Knopfdruck aktualisieren.

Komfortable Synchronisation

Angenommen, die Daten in der CSV-Datei haben sich geändert. Dann wählen Sie zunächst Synchronisieren mit Datenquelle aus dem Bedienfeldmenü der EasyCatalog-Palette. Danach werden diejenigen Felder rot umrandet, die die aktualisierten Daten enthalten. Anschließend wählen Sie Aktualisiere Dokument aus dem Bedienfeldmenü der EasyCatalog-Palette, und alle im Dokument platzierten Datenfelder werden mit den neuen Werten befüllt.

Der erste Schritt der Aktualisierung: Die neuen Werte werden für Sie kenntlich gemacht.

Zusatzmodule zu EasyCatalog

EasyCatalog ist als modulares System konzipiert, das je nach den Anforderungen lizenziert werden kann. Zum eigentlichen Grundmodul gibt es noch Module zur vollautomatischen Paginierung (»Pagination Module«), zur direkten Verbindung mit Datenbanken (»ODBC Module«) und zum Automatisieren per Scripting (»Scripting Module«).

Fazit

EasyCatalog ist das Werkzeug schlechthin für die Katalogproduktion mit InDesign. Das Plug-in hat einen enormen Funktionsumfang und ermöglicht dadurch die teil- und vollautomatisierte Übernahme und Platzierung von Daten nahezu aller Art in ein InDesign-Layout. Besonders leistungsstark sind die Funktionen zum Aktualisieren von zwischenzeitlich geänderten Daten.