Wie man mehrere Textformatierungen in InDesign dokumentenweit ändert

Verwendet man in InDesign viele Absatzformate und möchte man dann eine Eigenschaft global ändern, z. B. die Haupt-Schriftart im Dokument, kann dies in eine sehr kleinteilige Arbeit ausarten, weil viele Formate einzeln angepasst werden müssen. InDesign-Experte Klaas Posselt erläutert, wie man bei globalen Änderungen durch einen intelligenten Aufbau des Dokuments viel Zeit sparen kann.

Die Problemstellung

Unser Dokument verwendet zwei Schriftarten, eine Versalschrift für die Überschriften und eine Serifenschrift für den Fließtext, die Aufzählungen und Zwischenüberschriften.

Unser Beispieldokument

Das Dokument verwendet relativ viele Absatzformate, damit Gleiches auch gleich formatiert wird.

Die für dieses Dokument angelegten Absatzformate

Wenn nun zum Beispiel im gesamten Dokument die Schriftart geändert werden soll, weil der Kunde seine Hausschrift geändert hat oder einen alternativen Entwurf wünscht, steht man vor der Aufgabe, die neue Schriftart in allen Absatzformaten einzustellen.

Diese Arbeit kann man sehr schnell erledigen, wenn man das Dokument von Anfang an intelligent aufbaut. Nachfolgend erläutern wir, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, damit globale Änderungen schnell und effizient durchgeführt werden können.

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Die Lösung

Die Lösung ist im Prinzip einfach und integraler Bestandteil von InDesign. Man muss lediglich das Prinzip der Formatvererbung verinnerlicht haben und von Anfang an einen Plan haben, welche Formatierungen globaler Natur sein sollen und welche elementenspezifisch.

Alle Formatierungen, die global eingestellt werden sollen, legen wir uns zunächst in einem eigenen Absatzformat an und nennen es zum Beispiel »Basisformat«.

Danach können wir die Absatzformate für die Einzelelemente einstellen. Hier ist es nun wichtig, im Abschnitt Allgemein bei Basiert auf das zuvor erstellte Basisformat einzustellen.

Aktiviert man die Einstellung Basiert auf, werden alle Formatierungen des eingestellten Basisformats (hier »BASIS_DE«) übernommen. Sofern man dann zum Beispiel keine Schriftart einstellt, wird automatisch die Schriftart des Basisformats verwendet.

Unterhalb werden alle getroffenen Formateinstellungen in Textform aufgelistet. Alles, was man nicht einstellt, was jedoch im Basisformat eingestellt wurde, wird übernommen.

Wenn wir nun die Schriftart in unserem Basisformat ändern, ändert sich die Schriftart in allen Absatzformaten, bei denen das Basisformat bei Basiert auf eingestellt ist und bei denen keine eigene Schriftart-Einstellung vorgenommen wurde.

Es muss in unserem Fall nur die Schriftart im Basisformat geändert werden, um die Schriftart überall im Dokument (bis auf die Überschriften) zu ändern.

Nachdem wir eine Zeichenfarbe im Basisformat definiert hatten, können wir auch diese global ändern.

Auch die Zeichenfarbe kann mit einem Klick geändert werden.

Die Zeichenfarbe wird aber nur übernommen, wenn in einem Format keine eigene Zeichenfarbe definiert wurde. In unserem Fall wurde beim blauen Einleitungstext die Änderung der Schriftart übernommen, nicht aber die Änderung der Farbe, weil wir hier die blaue Farbe eingestellt hatten.

Wenn in einem Format eine eigene Zeichenfarbe eingestellt wurde, dann wird die im Basisformat vorgegebene Zeichenfarbe nicht verwendet.

Eine Formatvererbung empfiehlt sich aber nicht nur für globale Änderungen, sondern auch innerhalb gleichartiger Elemente, zum Beispiel Überschriften. Hier definiert man für die Überschrift erster Ordnung (H1) beispielsweise die Schriftart und vererbt diese dann an alle nachgelagerten Überschriften weiter. Dadurch kann man die Schriftart gezielt bei allen Überschriften zugleich ändern.

Eine Veränderung der Schriftart bei »H1-Kapiteltitel« führt dazu, dass sich auch die Schriftart bei allen anderen Überschriften ändert, weil bei diesen eingestellt wurde, dass alle diese Formate auf dem Absatzformat »H1-Kapiteltitel« beruhen.

Fazit

Wenn man also Dokumente von vornherein richtig aufbaut und darauf achtet, dass die Formate aufeinander basieren, kann man sich bei vielen Änderungen das Leben vereinfachen, ganz gleich, ob diese das gesamte Dokument betreffen oder nur verwandte Elemente.