Wie Sie manuelle Formatierungen aus Word in InDesign korrigieren können

von Klaas Posselt

Wie Sie manuelle Formatierungen aus Word in InDesign korrigieren können

Wie Sie Word-Dokumente problemlos in InDesign importieren, hatte Ihnen InDesign-Experte Klaas Posselt bereits in einem vorangegangenen Beitrag erläutert. Daran anschließend kam in der Community die Frage auf, wie bei Word-Dokumenten zu verfahren ist, wenn diese »eigenmächtige« manuelle Formatierungen enthalten. Eine mögliche Lösung erfahren Sie nachfolgend.

Word-Dokumente sauber in InDesign importieren

In diesem Artikel hatten wir Ihnen gezeigt, wie Sie Word-Dokumente importieren.

Ausgangsproblem

In unserem »Problem-Word-Dokument« sind zwar die Formate sauber angelegt worden und sie werden im Text auch weitestgehend angewandt. Dennoch gibt es Textstellen, bei denen der Ersteller nicht das vorbereitete Format gewählt, sondern manuell formatiert hat. Ein typischer Fall ist, dass zum Beispiel Wörter über die Fett-Taste fett gesetzt werden.

Ertappt! Diese Fett-Formatierung wurde manuell über einen Standard-Formatierungsbutton erzeugt.

 

Die Folge ist, dass diese Stelle zwar nach dem Import formatiert angezeigt wird, es aber kein Format dafür gibt. InDesign zeigt lediglich an, dass es eine Abweichung gibt.

Nach dem Import wird die manuelle Formatierung lediglich als Abweichung registriert.

 

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Manuelle Formatierungen schnell beseitigen

Nun könnte man meinen, das Problem ließe sich dadurch lösen, dass man den ganzen Text markiert und dann einfach alle Abweichungen über den entsprechenden Button im Absatzformate-Bedienfeld beseitigt. Das führt jedoch dazu, dass man danach nicht mehr sehen kann, welche Stellen manuell formatiert worden waren.

Das Entfernen aller Abweichungen ist leider keine brauchbare Lösung.

 

Es gibt aber einen anderen Weg, der auch ganz gut funktioniert.

1. Zunächst legen Sie neue Zeichenformate für die zu korrigierenden manuellen Formatierungen an, in unserem Fall eine für die Fett-Auszeichnung.

Neues Zeichenformat angelegt

 

2. Wählen Sie den Befehl Bearbeiten → Suchen/Ersetzen bzw. Strg/Befehl + F.

Der Dialog Suchen/Ersetzen

 

3. Klicken Sie in das Feld Format suchen und wählen Sie im Dialog Formateinstellungen suchen die Formatierung, welche der manuellen Formatierung entspricht.

Unsere manuelle Formatierung ist Bold. Also wählen wir diese für den Schrittschnitt aus.

 

4. Klicken Sie in das Feld Format ersetzen und wählen Sie im Dialog Formateinstellungen ersetzen das Zeichenformat, das Sie zuvor als Ersatz für die manuelle Formatierung neu erstellt hatten.

Wählen Sie das passende Zeichenformat aus.

 

5. Danach klicken Sie auf Alle ändern und es werden alle manuellen Formatierungen durch die richtigen Formate ersetzt.

In unserem Beispielfall haben wir zu Testzwecken erst einmal einen Absatz markiert und die Durchsuchen-Einstellung auf Auswahl gestellt. So können wir zunächst prüfen, ob es grundsätzlich funktioniert, bevor wir es auf das ganze Dokument anwenden.

Nach Klick auf Alle Ändern wird die manuelle Formatierung Bold durch das Zeichenformat bold ersetzt.

 

6. Damit die Ersetzung erst dann wirksam/sichtbar wird, nehmen Sie die Abweichungen raus, indem Sie unten den entsprechenden Button im Absatzformate-Bedienfeld drücken.

Entsprechend würden Sie auch im Fall einer manuellen farbigen Formatierung vorgehen. Hier würden Sie dann im Dialog Formateinstellungen suchen im Abschnitt Zeichenfarbe die Word-Farbe einstellen, in unserem Fall Word_R255_G0_B0.

Nach der roten Wortfarbe suchen lassen

 

Grenzen der Lösung

Schlechte Karten haben Sie allerdings in Fällen, bei denen mehrere Formate aufeinanderliegen. In unserem Beispiel würde die Italic-Formatierung am Ende verloren gehen, weil wir die Sucheingabe nicht eindeutig definieren können.

Dieser fett formatierte Text liegt über einem kursiv formatierten Text und ist nicht über eine Sucheingabe klar zu definieren.

 

Fazit

Kleine Ungenauigkeiten bei der Formatierung im Word-Dokument lassen sich in InDesign einigermaßen reibungslos beseitigen. Wenn der Ersteller des Word-Dokuments jedoch schlicht Fehler bei der Formatierung macht, kommt man um das manuelle Korrigieren nicht herum. Es lohnt sich daher, darauf hinzuwirken, dass sich Lieferanten von Word-Dokumenten besser in das Programm einarbeiten und das richtige Formatieren erlernen – was auch gar nicht so schwer ist.

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