Einen selektiven Index in InDesign erstellen – auf diesen Wegen gelingt es schnell!

Indizes für Dokumente zu erstellen, gehört zu den Standardaufgaben beim Satz von Dokumenten. InDesign stellt hierfür bereits eine relativ ausgereifte Funktion zur Verfügung. Möchte man jedoch einen selektiven Index erzeugen, kann das Anlegen von Seitenverweisen recht mühsam werden. InDesign-Experte Klaas Posselt erläutert ein paar Finessen, die dabei helfen, beim Erzeugen von Stichwortverzeichnissen wertvolle Zeit zu sparen.

Als Video ansehen

Video: einen Index in InDesign erstellen

Unser Ausgangsdokument

Das in unserem Beispiel verwendete Dokument besitzt circa 40 Seiten und enthält viele Fachbegriffe, die über einen Index gefunden werden sollen. Am Ende des Dokuments soll daher ein Index zur Verfügung gestellt werden. Die entsprechende Seite ist bereits im Dokument angelegt worden.

Unser Beispieldokument enthält am Ende bereits eine für den Index vorbereitete Seite.

In einem ersten Schritt blenden wir uns das Index-Bedienfeld ein und zwar über den Menübefehl Fenster → Schrift und Tabellen → Index.

Einblenden des Index-Bedienfelds. Dieses ist im Moment noch komplett leer.

Einen ersten Index-Eintrag erstellen

Um ein Wort in den Index aufzunehmen, markieren Sie es im Text (bei uns »Barrierefreiheit«), klicken auf das Bedienfeldmenü des Index-Bedienfelds und wählen den Befehl Neuer Seitenverweis (Strg/Befehl + 7).

Im nachfolgenden Dialog Neuer Seitenverweis können Sie nun dieses Wort in zuvor angelegte Kategorien einsortieren und zudem InDesign damit beauftragen, das Wort im kompletten Dokument zu suchen und alle Vorkommnisse zu registrieren. Dazu klicken Sie auf den Button Alle hinzufügen.

Anlegen eines Seitenverweises

Nach einer kurzen Wartezeit ist das Wort im Index-Bedienfeld angelegt und zudem alle Vorkommnisse im Dokument. Wir sehen bei uns: Das Wort kommt relativ häufig vor.

Eine ziemlich lange Liste ist entstanden.

Um den Index in das Dokument zu bringen, gehen Sie zur letzten Seite bzw. zu der Seite, auf der Ihr Index erscheinen soll. Auf dieser befindet sich bei uns bereits ein vorbereiteter Textrahmen, den wir aktivieren. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, legen Sie einen an.

Klicken Sie unten auf den Index-generieren-Button und bestätigen Sie die Erzeugung, indem Sie im nachfolgenden Menü Index generieren auf OK klicken.

Der Index wird generiert.

Daraufhin wird der Index in den Textrahmen hineingesetzt.

Der Index wurde gesetzt.

In unserem Fall kommt das Wort sehr oft vor. Ein Leser wird es sich kaum zumuten, alle Fundstellen abzuklappern, zumindest ein nicht-wissenschaftlicher Leser. Daher sollen die Index-Einträge nun erst einmal wieder entfernt werden.

Index-Einträge entfernen

Öffnen Sie den Suchen/Ersetzen-Dialog, klicken Sie bei Suchen nach auf das @-Zeichen und wählen Sie Marken → Indexmarke.

Suchen nach einer Indexmarke

Nachdem Sie auf Alle ändern geklickt haben, ist der Index wieder leer.

Einen selektiven Index erstellen

Man hätte nun natürlich die Möglichkeit, den Text von A bis Z durchzugehen und Wörter einzeln aufzunehmen, indem man nicht auf Alle hinzufügen klickt, sondern auf Hinzufügen. Das wäre aber relativ mühselig.

Wir erläutern daher nun zwei Wege, die den Aufwand deutlich verringern, und beide Wege führen uns über Skripte. Öffnen Sie also zunächst das Skripte-Bedienfeld über Fenster → Hilfsprogramme → Skripte.

IndexFromList

Beim ersten Skript handelt es sich um IndexFromList_CS3.jsx und es kann hier heruntergeladen werden.

Dieses Skript arbeitet relativ radikal und durchforstet das Dokument nach allen Indexbegriffen, die man zuvor in einer Textdatei angelegt hat. Diese sollten durch eine Zeilenschaltung voneinander getrennt sein.

Das erste Skript orientiert sich an den Begriffen einer Textdatei.

Nach einem Doppelklick auf das Skript wird man aufgefordert, diese Textdatei zu wählen. Hat man es gewählt, geht alles recht schnell und die Begriffe sind samt ihrer Vorkommnisse im Index-Bedienfeld angelegt.

Auch hier kann es natürlich passieren, dass auch viele unnötige Vorkommnisse registriert werden. Denn nur weil ein Wort auf einer Seite vorkommt, heißt es noch lange nicht, dass es auf der Seite erklärt wird oder dass der umgebende Text sich auf dieses bezieht.

Um ein einzelnes Vorkommnis zu löschen, markieren Sie es einfach und drücken auf das Papierkorb-Icon.

Löschen eines Vorkommisses

IndexFromCharacterStyle

Das zweite Skript heißt IndexFromCharacterStyle_z_CS4.jsx und kann von hier geladen werden.

Bei diesem Skript wird jedes Wort, das mit einem bestimmten Zeichenformat versehen ist, in den Index aufgenommen. Eine recht elegante Lösung.

In unserem Beispiel haben wir uns ein Zeichenformat mit dem Namen »INDEX« angelegt. Bei diesem erhält das Wort die Farbe Magenta.

Unser Zeichenformat

Nun könnte sich ein Redakteur daranmachen, alle Wörter bzw. Textstellen, die über den Index gefunden werden sollen, mit diesem Zeichenformat zu versehen.

Um danach den Index zu erzeugen, doppelklickt man auf das Skript und wählt das entsprechende Zeichenformat.

Das gewünschte Zeichenformat wird eingestellt.

Als Ergebnis erhält man ein selektiv gefülltes Index-Bedienfeld. Zudem sind im Text an den jeweiligen Stellen Index-Marken angelegt worden.

Index-Marken sind angelegt worden.

Nun kann der Index noch einmal neu auf der letzten Seite angelegt werden.

Der neu angelegte Index

Fazit

Die grundlegende Indexerstellung in InDesign ist relativ einfach. Benötigt man darüber hinaus Funktionen, welche die Erstellung selektiver Indizes vereinfachen, helfen nützliche Skripte.