Google-Docs-Dokumente dynamisch mit InDesign verbinden: das Plug-in »DocsFlow«

Grundsätzlich können Sie gelieferten Text in InDesign entweder sofort dauerhaft in Ihr Dokument übernehmen oder eine Textdatei als Verknüpfung platzieren, um bei externen Änderungen mit einem Klick deren Inhalt automatisch zu aktualisieren. Mit dem Plug-in »DocsFlow« von EM Software können Sie nun auch Dokumente vom Typ »Google Docs« als Verknüpfung in InDesign platzieren.

Es gibt etliche Möglichkeiten, die Beiträge interner und externe Autoren in InDesign einzuladen. Standardmäßig unterstützt InDesign unter anderem Verknüpfungen mit Dateien vom Typ ».doc« (MS Word) und ».rtf« (z. B. OpenOffice).

Das Textverarbeitungsprogramm von Google ist sehr leistungsfähig. Neben Kopfzeilen und Fußnoten können Tabellen und Grafiken eingebunden werden, es gibt Absatzformate und eine Rechtschreibprüfung.U

Die Idee hinter diesem Arbeitsablauf ist folgende: Autoren schreiben ihren Text im kostenlosen Textverarbeitungsprogramm Google Docs, das komplett online bedient wird. Auf den Rechnern der Autoren wird dazu nur ein Internetbrowser benötigt, und es können mehrere Autoren an ein und demselben Dokument arbeiten (und das sogar simultan!).

Einzige Vorbedingung: Die Autoren benötigen einen (kostenlosen) Account bei Google.

Vorbereitungen

Um Ihre Arbeitsumgebung mit InDesign und externen Autoren mit Google Docs aufzusetzen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Öffnen Sie in Ihrem Webbrowser die Website www.google.de und verbinden Sie sich zu Docs. Nach der Anmeldung können Sie neue Dokumente anlegen oder ein vorhandenes Dokument öffnen.

Die Startseite von Google Docs lädt zum Ausprobieren ein.

2. Geben Sie das Dokument für die betreffenden Autoren frei, indem Sie auf die Schaltfläche Share (bzw. Freigeben) klicken, im neuen Dialogfeld die jeweiligen E-Mail-Adressen in das Feld Add people (bzw. Personen hinzufügen) eingeben und mit Klick auf Done (bzw. Fertig) bestätigen.

Geben Sie nacheinander die E-Mail-Adressen der Autoren ein, jeweils durch ein Komma getrennt.

3. Die eingetragenen Personen erhalten daraufhin eine Einladung , können das Dokument öffnen und daran arbeiten. Dafür benötigen sie nur irgendeinen PC oder ein mobiles Gerät mit Webbrowser und Internetzugang.

Das erhält jeder genannte Autor: eine E-Mail mit einem direkten Link zum betreffenden Dokument.

4. Laden Sie das Plug-in »Docs- Flow« von der Website des Herstellers herunter und installieren Sie es wie dort beschrieben. Nach einem Neustart von InDesign finden Sie im Menü Datei den neuen Eintrag DocsFlow. Wählen Sie dort Sign In to Google Docs .

Das Plug-in installiert einen kompletten zusätzlichen Menüblock mit den neuen Funktionen.

Der eigentliche Arbeitsablauf

Sobald der Text fertig ist, starten Sie Ihren Arbeitsablauf prinzipiell genauso wie mit einem Word- oder OpenOffice-Dokument. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Um ein Google-Docs-Dokument dynamisch mit InDesign zu verknüpfen, wählen Sie Datei → Docs- Flow → Place from Google Docs.

2. Im Dialogfeld Place Google Docs Documents wählen Sie das betreffende Dokument aus und aktivieren die Option Show Import Options.

Wählen Sie das zu platzierende Dokument aus Ihren aktuellen Google-Docs-Dokumenten.

3. Klicken Sie abschließend auf Place.

4. Im Dialogfeld Import Options können Sie nun das ankommende Google-Docs-Dokument mit Formaten versehen – mit Absatz-, Zeichen-, Tabellen-, Zellen und sogar Objektformaten für ggf. eingebettete Grafikobjekte. Ganz InDesign-typisch können Sie einmal getroffene Voreinstellungen mit Klick auf Save Preset abspeichern und später aus der Liste Presets wieder abrufen.

Ähnlich dem DOC- oder RTF-Import können Sie eingehenden Text komplett formatieren.

5. Bestätigen Sie abschließend mit OK.

6. Wurde an dem Dokument in Google Docs weitergearbeitet, zeigt Ihnen InDesign das wie gewohnt mit dem gelben Warndreieck am Textrahmen und im Verknüpfungen-Bedienfeld an. Zum Aktualisieren klicken Sie einmal auf das Warndreieck oben links am Textrahmen.

Wie alle anderen Verknüpfungen auch ist der aus Google Docs platzierte Text aufgeführt.

7. Möchten Sie selbst am platzierten Text arbeiten, machen Sie dies ebenfalls in Google Docs; rechtsklicken Sie dazu auf den Eintrag im Verknüpfungen-Bedienfeld und wählen Sie Original bearbeiten. Danach werden Sie zum Dokument in Google Docs geführt.

8. Ist die Textbearbeitung seitens der externen Autoren abgeschlossen, rechtsklicken Sie auf den Eintrag im Verknüpfungen-Bedienfeld und wählen Verknüpfung aufheben. Nun gibt es keine Verbindung mehr zu dem eigentlichen Dokument und Sie können den Text in InDesign fertigstellen.

Fazit

Für alle diejenigen, die In- Design-Dokumente erstellen und dabei Texte von externen Autoren zuliefern lassen, ist dieses Plug-in eine tolle Alternative zu einem Word- oder OpenOffice- Workflow, weil die Autoren ohne Kosten für Software ihre Texte über Google Docs beitragen und dort sogar gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Auch entfällt jegliches Hin- und Herschicken von Dateien.

Plug-in-Info: DocsFlow

Hersteller:EM Software
Bezugsquelle: http://emsoftware.com/products/docsflow/
Preis: 200 US-$ pro Lizenz
Demoversion: zum Download verfügbar ebenfalls von der Hersteller-Website