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von Martin Vogler
Genialer Zeitsparer: Wie Sie Variablen in Photoshop für die Serienproduktion einsetzen
Natürlich ist InDesign immer noch die erste Wahl, wenn es um die Produktion von Seriendokumenten geht. In diesem Beitrag aus Creative aktuell erfahren Sie zum Beispiel, wie Sie individuelle Visitenkarten erstellen und in diesem, wie Sie Seriendokumente über Lesezeichen in einzelne Dokumente teilen.
Man darf aber nicht vergessen: Nicht jeder nutzt InDesign oder ist fit genug darin. Außerdem bietet Photoshop für die Web- und Interface-Gestaltung deutlich bessere und flexiblere Möglichkeiten als InDesign. Sei es wie es sei – nach Lesen dieses Artikels werden Sie in der Lage sein, aus Photoshop heraus beliebige Seriendokumente zu erstellen.
Anwendungsbeispiele
Zunächst starte ich mit ein paar konkreten Beispielen. Neulich wollte ich mir für meinen Photoshop-Tippbeitrag ein Set eigener Keyboard-Tasten erstellen. Hätte ich Taste für Taste manuell gestalten müssen, dann hätte mich das viel, viel Zeit gekostet.
Dank der Variablen-Funktion habe ich mir aber einfach nur ein Keyboard-Layout angelegt, ein Textfeld erstellt, eine externe Textdatei erzeugt, ein paar Tasten gedrückt und schon hatte ich in 10 Sekunden 100 fertig beschriftete Tastaturtasten.
In Nullkommanix beschriftet: meine Tastaturtasten
Ein weiteres Beispiel sind individualisierte Anzeigen und Motive. Sie können aus Photoshop heraus beliebig viele Versionen ausgeben – angepasst an beliebig viele Kunden oder Angebote. Dabei nutzen Sie die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten von Adobe Photoshop.
Grenzen der Variablen-Funktion
Es können viele Register der Gestaltung gezogen werden, jedoch leider nicht alle. So muss die Textebene als solche erhalten bleiben. Sie können diese also nicht in ein Smartobjekt umwandeln und auch keine Filter anwenden. Also gilt es, ein wenig mit Ebenenstilen zu tricksen.
Motive können individualisiert ausgegeben werden.
Unser Gestaltungsergebnis
Der finale Visitenkartensatz: Texte werden eingesetzt, Ebenen ein- und ausgeblendet und Motive ausgetauscht. Und alles wird über eine einfache Textdatei gesteuert.
Eine Visitenkarte in Photoshop anlegen
Zunächst gestalten wir unsere Visitenkarte. In dieser legen wir ganz normale Textebenen an. Diesen Textebenen vergeben wir auch gleich jeweils einen sinnvollen Namen, der den Inhalt der jeweiligen Ebene beschreibt, also zum Beispiel »Name« oder »Telefonnummer«.
Der Inhalt von Textebenen wird immer komplett ersetzt. Also müssen Sie Beschriftungen und Werte in separate Ebenen legen, damit die Beschriftung erhalten bleibt und sich nur der Wert, also Name, Nummer etc. ändert.
Nachfolgend mein Übungsbeispiel:
Die gelb umrandeten Felder werden später mit variablen Inhalten gefüllt.
Nachfolgend das Ebenen-Bedienfeld:
Die Textebenen wurden angelegt und stehen für die Variablen-Integration bereit.
Die externe Steuerdatei vorbereiten
Sie benötigen nun eine Textdatei, welche die auszutauschenden Datensätze enthält. Es muss sich dabei um eine .txt-Datei handeln. Unter Windows können Sie diese mit dem normalen Texteditor erstellen, unter Mac verwenden Sie einfach Textedit.
Die Textdatei ist ganz einfach aufgebaut. Die erste Zeile enthält immer den Namen der Variablen. Über diese erfolgt die Identifikation in Photoshop, also die Zuordnung zu einem in Photoshop angelegten Textfeld. Man muss Photoshop später sagen, welche Variable welcher Textebene zugeordnet sein soll.
Haben Sie mehrere Texte, die ausgetauscht werden sollen – wie bei einer Visitenkarte üblich –, dann trennen Sie diese mit einem Komma voneinander. Stellen Sie sich diese Kommata einfach als Rahmenlinie einer Tabelle vor. In derselben Reihenfolge legen Sie dann die einzelnen Datensätze untereinander an. In meinem Beispiel sieht das so aus:
Die Textdatei wurde angelegt.
Die Variablen in Photoshop zuordnen
Es ist soweit angerichtet. Nun muss nur noch umgesetzt werden.
1. Wählen Sie den Befehl Bild → Variablen → Definieren. In diesem Bereich erklären Sie Photoshop, welche Ebenen jeweils einen variablen Inhalt enthalten sollen.
2. Stellen Sie unter Ebene die erste Textebene ein, die eine Zuordnung erfahren soll. Bei meiner Visitenkarte ist es die Ebene »Komplettname«.
3. Klicken Sie auf Textersetzung und geben Sie bei Name den Namen der Variablen an, welcher die entsprechenden Werte zugeordnet sind (siehe Textdatei). Bei mir: »NAME«.
Einstellung der Textersetzung
4. Verfahren Sie auch so mit den anderen Textfeldern. Sie können dazu das Pull-down-Menü runterklappen oder über die Pfeiltaste 
weiterschalten.
5. Klicken Sie auf Weiter und Sie landen im Bereich Datensätze. Diesen können Sie auch über das Bild-Menü direkt ansteuern. Sollten Sie noch Änderungen an der Variablen-Definiton durchführen wollen, klicken Sie auf Zurück.
6. Wählen Sie nun Importieren und im anschließenden Dialog Ihre Textdatei. Aktivieren Sie außerdem Erste Spalte für Datensatznamen verwenden.
Datensatz importieren
7. Nach Klick auf OK erscheinen Ihre Daten im Datensätze-Dialog. Zu sehen ist allerdings immer nur einer davon. Sie können diese aber über die Pfeiltaste nacheinander durchschalten. Aktivieren Sie Vorschau, um sie gleich auch integriert zu sehen.
Datensätze wurden geladen.
8. Wenn Sie auf Anwenden klicken, dann wird der aktuelle Stand, also die Variablenzuordnung und Datensätze, mit Ihrem Photoshop-Dokument verschmolzen. Sie können dies auch über Bild → Datensatz anwenden erledigen. Dann klicken Sie auf OK.
9. Um die Visitenkarten zu erzeugen, wählen Sie Datei → Exportieren → Datensätze als Dateien. Es erwartet Sie ein weiteres Menü.
10. Hier wählen Sie im Bereich Speicheroptionen einen Speicherort. Sehr praktisch und sehr wichtig ist die Möglichkeit, genau zu bestimmen, wie die Datensätze benannt werden sollen. Das hilft Ihnen später dabei, eine bestimmte Datei herauszupicken und zu bearbeiten.
Der Dialog Datensätze als Dateien exportieren
Alle Dateien werden als Photoshop-Dateien mit allen Ebenen abgespeichert. Das erhöht zwar den Speicherplatzbedarf, bietet aber auch die unheimlich wichtige Möglichkeit, einzelne Dateien jederzeit anzupassen, ohne wieder alles durchrattern lassen zu müssen. Angenommen, ein Mitarbeiter möchte mit Titel erscheinen, also »Prof. Dr. Dr.« usw., dann öffnen Sie einfach die Datei und korrigieren das händisch.
Aus diesen Masterdateien können Sie jederzeit ganz schnell über Datei → Skripten → Bildprozessor neue Versionen mit beliebigen Größen und Dateiformaten ausgeben.
Alternative: Die neue Export-Funktion von CC 2014 nutzen
Ich habe beispielsweise meine Tastatur-Tasten in eine eigene Photoshop-Datei importiert. Diese werden dann automatisch als Smartobjekte integriert (100 x Return klicken, das war's). Die Änderungsmöglichkeit bleibt erhalten und ich kann globale Dinge wie Schlagschatten etc. relativ schnell anpassen und einzelne oder alle Ebenen erneut exportieren. Wichtiges Argument: Man kann eine moderne, bessere Webkomprimierung nutzen. Zudem merkt sich Photoshop den Speicherort, wodurch ein schnelles Austauschen möglich wird.
11. Klicken Sie auf OK und Photoshop erzeugt die unterschiedlichen Visitenkarten.
Die Visitenkarten wurden erzeugt.
Visitenkarten-Erweiterung 1: Ebenen aus- oder einblenden
Photoshop wäre aber nicht Photoshop, wenn es nicht noch mehr Möglichkeiten gäbe. Bei unserem nächsten Visitenkartensatz wollen wir je nach Position Farbversionen erzeugen lassen. So soll der Geschäftsführer ein seriöses Blau erhalten, andere Positionen ein kreatives Lila und alle Verkäufer ein warmes Rot.
Die Variablenfunktion von Photoshop bietet auch die Möglichkeit, Ebenen einer Datei gezielt ein- und auszublenden. Sie können zum Beispiel bei bestimmten Angeboten Labels wie »Neu«, »Nur für kurze Zeit« oder »Jetzt testen« etc. einblenden, um nur ein Beispiel zu nennen.
1. Erzeugen Sie die ein- und auszublendenden Ebenen. Ich habe bei meiner Arbeitsdatei einfach Hintergrundebenen mit verschiedenen Farben angelegt. Diese habe ich entsprechend ihren Farben benannt.
Die angelegten Hintergrundebenen können gezielt ein- und ausgeblendet werden.
2. Auch die Textdatei muss angepasst werden. Vergeben Sie hier wie zuvor auch einfach beliebige Variablennamen. Bei den einzelnen Datensätzen müssen Sie für jede neue Variable auch wieder einen Wert vergeben.
- Wenn eine Ebene eingeblendet werden soll, vergeben Sie »true«.
- Wenn eine Ebene ausgeblendet werden soll, vergeben Sie »false«.
In meinem Fall sieht dies dann so aus:
Die angepasste Textdatei
3. Wählen Sie wieder Bild → Variablen → Definieren.
4. Stellen Sie unter Ebene die erste einzublendende Ebene ein.
5. Klicken Sie bei Variablentyp auf Sichtbarkeit und stellen Sie den Variablennamen ein, den Sie in Ihrer Textdatei für diese Ebene vergeben haben.
6. Verfahren Sie so auch mit den anderen Ebenen.
7. Klicken Sie auf Weiter und importieren Sie die geänderte Textdatei.
Fehlermeldungen beim Import
Es kann sein, dass Photoshop meckert, wenn irgendetwas mit der Textdatei nicht stimmt. Photoshop nennt zum Glück die Zeile, die nicht mit der Variablenzuordnung zusammenpasst. Häufige Fehler sind, dass entweder ein Wert nicht vergeben wurde oder dass zu viele Werte vergeben wurden. Selbst wenn Sie am Ende ein Komma zu viel setzen, wird die Datei nicht akzeptiert.
8. Schalten Sie sicherheitshalber einmal durch und prüfen Sie auf diese Weise stichprobenartig, ob die Ebenensichtbarkeit soweit funktioniert.
9. Nun exportieren Sie das Ganze erneut.
Der zweite Visitenkartensatz
Visitenkarten-Erweiterung 2: Motive austauschen
Last but not least möchte ich noch die Möglichkeit vorstellen, komplette Ebenen durch externe Dateien ersetzen zu lassen. Das grundlegende Prinzip ist Ihnen nun bereits vertraut.
1. Legen Sie für die Ebene, die augetauscht werden soll, eine Platzhalter-Ebene an. Ich wollte die Süßwaren-Grafik austauschen lassen. So sieht dann meine Visitenkarte-Vorlage aus:
Es wurde eine Platzhaltergrafik integriert (schwarzes Quadrat). Die einzuladenden Dateien werden freigestellt, also von Transprenz umgeben sein. Die Platzhaltergrafik wird komplett ersetzt, die schwarze Fläche spielt keine Rolle.
2. Erstellen Sie nun die Austauschgrafiken. Für eine möglichst präzise Einpassung empfehle ich, die Dateien in der Pixelgröße der Platzhaltergrafik zu erstellen. Sie können aber auch größere Grafiken später auf unterschiedliche Weise von Photoshop automatisch einpassen lassen.
3. Ändern Sie die Textdatei folgendermaßen ab: Ergänzen Sie eine neue Variable und fügen Sie auch bei jedem Datensatz einen entsprechenden neuen Wert hinzu. In diesem Fall ist es der Name der Grafik, die anstatt der Platzhalter-Grafik erscheinen soll.
Die angepasste Textdatei enthält nun auch eine Variable für die Pixelersetzung.
4. Wählen Sie dann Bild → Variablen → Definieren.
5. Stellen Sie unter Ebene die auszutauschende Ebene ein.
6. Klicken Sie bei Variablentyp auf Pixelersetzung und stellen Sie den Variablennamen ein, den Sie in Ihrer Textdatei für diese Ebene vergeben haben. Bei mir ist es »KUCHENGRAFIK«.
Wählen Sie als Methode den Eintrag Einpassen. Es stehen auch andere Methoden zur Verfügung. So ist es möglich, größere Grafiken entweder zu beschneiden oder verzerrt integrieren zu lassen.
7. Der Rest ist bekannt: Klicken Sie auf Weiter, Importieren Sie die neue Textdatei, prüfen Sie stichprobenartig, klicken Sie auf Anwenden und exportieren Sie das Ganze wieder. Eventuell müssen Sie noch ein wenig bei der Methode oder der Grafikerstellung herumtüfteln, bis die Grafiken am Ende auch allesamt so erscheinen, wie Sie sich das vorstellen.
Damit ist auch der letzte Visitenkartensatz fertig.
Der finale Visitenkartensatz: Texte werden eingesetzt, Ebenen ein- und ausgeblendet und Motive ausgetauscht. Und alles wird über eine einfache Textdatei gesteuert.
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