Wie Sie Bilder und Texte aus PDF-Dateien retten

Über das Acrobat-Plug-in Catalog besteht die Möglichkeit, Indizes zu erstellen, mit denen sich ganze Dokumentsätze von PDF-Dokumenten, die sich zudem in unterschiedlichen Verzeichnissen befinden, durchsuchen lassen. Die Suche in indizierten Dokumenten ist erheblich schneller als die herkömmliche Textsuche in mehreren Verzeichnissen, die Acrobat über die erweiterten Suchfunktionen bietet, da hierbei nicht die einzelnen Dokumente, sondern der Index selbst durchsucht wird. Bei einem Index handelt es sich um eine durchsuchbare Datenbank, die den gesamten Text eines Dokuments oder einer Gruppe von Dokumenten enthält.

Das heutzutage zweifellos meistverwendete Format für elektronische Dokumente ist das Portable Document Format von Adobe. Seit Anfang Juli 2009 ist das PDF eine internationale Norm. Die Spezifi kation PDF 1.7 wurde als ISO 32000-1 veröffentlicht. Bisher waren bereits der PDF-Archivstandard PDF/A (ISO 19005-1) sowie PDF/X für den Datenaustausch im Prepress-Bereich (ISO 15929 und 15930) als ISO-Normen erschienen. Das PDF-Format hat sich zum meistgenutzten Dateiformat für den Dokumentenaustausch entwickelt und wird sowohl für professionelle wie auch private Zwecke genutzt. Es ermöglicht den Nutzern, unabhängig von der Umgebung, in der Dokumente erstellt, gelesen und ausgedruckt werden, diese unter Wahrung des Erscheinungsbilds und des Inhalts auf einfache und verlässliche Weise auszutauschen und darzustellen.

Werden Dokumente auf Windows- oder Macintosh-Rechnern über einen Doppelklick auf das Dokument geöffnet, wird automatisch ein Programm gestartet, welches den entsprechenden Dateityp unterstützt – sofern das entsprechende Programm noch nicht gestartet wurde. Oft befinden sich auf einer Arbeitsstation mehrere Programme, die den ausgewählten Dateityp unterstützen, und so ist nicht immer gewähr - leis tet, dass das gewünschte Programm automatisch geöffnet wird. Wurden z. B. die Programme Adobe Reader und Acrobat Professional auf der Arbeitsstation installiert, so kann durch einen Doppelklick auf eine PDF-Datei entweder der Adobe Reader oder das Programm Acrobat Professional geöffnet werden. Auf dem Macintosh können PDF-Dokumente auch im Programm Vorschau geöffnet werden, das standardmäßig unter Mac OS X installiert wird.

Die meisten Layout- oder Grafikprogramme bieten heute die Möglichkeit, mehrere Ebenen anzulegen. Diese werden häufig verwendet, wenn mehrsprachige Dokumente erstellt werden sollen. In diesem Fall wird für die Bilder – die gemeinsam für jede Sprache verwendet werden – und für jede Sprache eine separate Ebene erstellt. Somit können alle Sprachen in einem Dokument verarbeitet werden. Dadurch müssen z. B. nachträgliche Standkorrekturen von Bildern und Grafiken nur einmal ausgeführt werden, wodurch erheblich Zeit eingespart und Fehler minimiert werden können.